helpimentoring.com
3 enero, 2024 por Helpi Mentoring

Sistematizar tu negocio: El camino hacia el éxito empresarial

enero 3, 2024 4:39 pm Published by Leave your thoughts

Es muy importante sistematizar tu negocio para dar orden y estructura a tu empresa, para que pueda crecer en orden y vaya dando el mismo, lugar a que tú, como dueño de negocio, realmente puedas ocuparte de la parte estratégica de tu empresa y no estés todo el tiempo operando, como correspondería a un técnico y no a un dueño de negocio.

Existen excelentes herramientas para sistematizar tu negocio, es solamente tomar la decisión de hacerlo y una vez hecho, mantenerte en consistencia.

¿Cuándo puedes decir que tu empresa ha alcanzado el éxito?

Cuando tu empresa agrega valor y sabe que la base de su negocio son sus clientes y por tanto todos sus esfuerzos y estrategias están dirigidas a ofrecer los mejores productos/servicios que aporten los beneficios que tus clientes están buscando

Una empresa éxitos pone a sus colaboradores y clientes en el centro; y saben que estos primeros son los que los acompañarán en el recorrido hacia el éxito de la empresa

¿Cuál es la importancia de sistematizar tu negocio?

Esto permitirá a tu empresa

  1. Dar estructura a los Procesos Críticos del Negocio.
  2. Optimizar todo tipo de recursos : económicos, técnicos y humanos.
  3. Unificar formatos, registros, bitácoras y formularios y todo documento que se genere.
  4. Poner en orden y estructura las diferentes áreas y departamentos del negocio
  5. Reflejar una imagen ordenada y profesional del Negocio.
  6. Dar sentido de pertenencia al personal
  7.  Liberarle tiempo a los mandos gerenciales y directivos para ocuparse de temas estratégicos y no tanto operativos.

sistematizar tu negocio

Los beneficios devienen en dos sentidos; hacia el exterior beneficiará la percepción e imagen de la marca que permitirá institucionalizar el negocio y hacia el interior gestionarlo más eficientemente; esto impactará a los colaboradores porque tendrán claros sus roles y responsabilidades, lo que les permitirá sentir confianza y sentirse seguros de su desempeño y por tanto se eliminará poco a poco la delegación hacia arriba, lo que a su vez hará que mandos gerenciales y directivos puedan enfocarse en lo estratégico.

Un sistema es el conjunto de procesos que especifican cómo deben realizarse las tareas para que cada uno de los ocupantes en los diferentes puestos sepan lo que se espera de ellos, cómo deben realizarlo y cómo van a ser medidos sus resultados.

Conforme crece el negocio se vuelve más difícil controlarlo todo, por tanto, los sistemas y procesos aseguran la mejor operación posible.

Cuando estos sistemas son implementados de manera correcta nos permiten garantizar que el cliente esté recibiendo un servicio adecuado impactando en la rentabilidad de la empresa, conforme la empresa se diversifica, crece o se vuelve más sofisticada, los sistemas se convierten no solamente en necesarios sino además son clave para los resultados financieros.

¿Cuáles son estos sistemas clave?

Iniciemos con los sistemas de la operación diaria de oficina; cómo contestar el teléfono, proceso de venta, sistemas de inventarios, sistemas de soporte al cliente, procesos de facturación y contabilidad, sistemas de reclutamiento, selección y contratación del capital humano, sistemas de formación y entrenamiento, metodologías de evaluación del desempeño, entre otros.

Los 4 pasos básicos para sistematizar tu negocio:

  1. Diagrama de flujo de tus procesos. Diseña la ruta de todos los pasos requeridos para llevar a cabo el proceso que lleve al colaborador a los resultados requeridos.
  2. Documentar cómo se hace cada uno de estos pasos. Solicitar a cada colaborador que hoy esté haciendo este trabajo que documente cada paso para realizar una tarea, revisarla y dar por bueno este proceso, documentarlo, compartirlo, implementarlo y supervisar su cumplimiento.
  3. Definir indicadores clave de rendimiento y medir el rendimiento. La principal característica que debe tener el sistema que diseñamos es que sea eficaz, por tanto, habremos de medir los resultados; y estos pueden ser ventas, número de clientes potenciales, promedio de venta por ticket, porcentajes de devoluciones o rechazos…
  4. Asegurarse de que el sistema crezca o cambie de la misma forma que el negocio cambia o crece. Que cada sistema sea fiable, autocorregirle y escalable a fin de que permita que evolucione al ritmo que el negocio evoluciona.

Te recomendamos leer: Guía práctica para crear documentos efectivos de Procesos que optimicen tu organización

Contacta con uno de nuestros asesores
Click to Hide Advanced Floating Content
MASTERCLASS GRATUITO
Cómo generar grandes resultados para Pequeñas y Medianas empresas: del Caos al Profesionalismo
Masterclass