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28 noviembre, 2023 por Helpi Mentoring

Guía práctica para crear documentos efectivos de Procesos que optimicen tu organización

noviembre 28, 2023 7:48 pm Published by Leave your thoughts

Guía práctica para crear documentos efectivos de Procesos que optimicen tu organización: Tener estandarizada y sistematizada una empresa puede ser pensada como una gran faena para una Pyme, algo titánico en cuánto a la organización del trabajo.

A veces pensamos que es más trabajo de lo que nos puede beneficiar; sin embargo, esto debe ser visto como cualquier inversión que traerá resultados tangibles no sólo en la sistematización, sino en la rentabilidad de la empresa directamente.

Por eso te traemos la Guía Práctica para Administración e Implementación de Procesos.

Paso 1: Criteriza el proceso a documentar

Antes que nada debes saber de donde vas a partir. Sabemos que, cuando empiezas, esto se vuelve muy emocionante. Puedes caer en la tendencia de documentar todo al mismo tiempo. Esto es factible si y solo sí tienes un equipo de personas dedicadas exclusivamente a esto.

Generalmente no es posible, casi siempre es el dueño o la dueña de la empresa quien se dedica a esto. Por lo que, como dueño, debes definir primeramente por cuál departamento o área de la empresa vas a empezar. Utiliza el siguiente criterio:

  1. Los que afectan más al servicio a clientes.
  2. Los que más afectan a tus ventas y…
  3. Los que te causen mas dolores de cabeza.

Paso 2: Prioriza los procesos a documentar

Una vez que ya definiste el proceso a documentar, hay que empezar a trabajar en él; sin embargo, puede que te hayan salido más de uno.. entonces vuelve a escoger el más crítico para la empresa. Te recomendamos que no empieces por más de un proceso a la vez por que va a quedar todo el “aire”. Empieza uno y luego otro… paso a paso… tal vez se te haga largo el camino pero aquí el detalle es que tengas constancia y paciencia.

Paso 3: Define el Resultado Esperado del proceso y los involucrados

En cada proceso tendrás que definir el Resultado Esperado; es decir, ¿Qué esperas obtener cuándo el proceso se haya concluido? Ejemplo: Contar con una cartera vencida de solo 5 clientes, etc…

También debes definir todos los puestos involucrados; así como el responsable del proceso. Generalmente es el responsable del área al que pertenece el proceso.

Paso 4: Enuncia los pasos a manera de Título

Agrega un diagrama de proceso con los títulos de cada paso. Trata de usar solo cuadros y rectángulos. Evita los rombos y círculos. La idea es que el proceso sea lineal y en un solo sentido. Sin recovecos. Esto facilitará su seguimiento.

documentos efectivos de procesos

Paso 5: Amplia la información de cada paso.

Ahora es aquí donde vas a describir cada paso. Esto lo harás en una matriz con 4 columnas: una tendrá como título el # del paso, la segunda Acción (aquí describirás a manera muy detallada el paso), la tercera tendrá como título Responsable (s). Bajo la tercer columna pondrás los responsables de cada paso y en la última será la de tiempo y frecuencia.

En esta última columna incluirás el número de horas o minutos que se lleve cada paso y la frecuencia de cada cuanto se debe dar. Esto te permitirá saber exactamente en que paso se está atorando el proceso si es que no se están dando las cosas.

Paso 6: La plantilla del plan de acción del sistema

Casi al final puedes incluir un espacio donde especifiques el tipo de Espacio o instalaciones que necesitas, el equipo que necesitarás como montacargas, computadoras, etc. Información: aquí incluirás los nombres y códigos internos que el mismo proceso haya llamado. Por ejemplo, de un proceso puede llamarse un manual o un formato o un registro.

Paso 7: Verificación de los documentos efectivos de Procesos

Ahora sí, al final debes tener un recuadro que diga Cuantificación del Sistema. Aquí vas a describir y evaluar la eficacia del proceso mientras está en marcha.

Recuerda que al estandarizar la forma de hacer las cosas te va a beneficiar en:

  • Menos errores
  • Mas tiempo libre para ti. Más autonomía de tus empleados
  • Mejora en rentabilidad
  • Colaboradores más confiados

¡Tu empresa merece que la profesionalices dedica tiempo a crear documentos efectivos de Procesos!

Te recomendamos leer: Productividad en tu Pyme: Estrategias Prácticas para Optimizar el Desempeño y el Crecimiento

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