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28 marzo, 2023 por Helpi Mentoring

Pasos para estandarizar exitosamente una pyme

marzo 28, 2023 5:26 pm Published by

Al comienzo, cuando empezamos a trabajar en nuestra Pyme, todos nuestros esfuerzos están enfocados en el crecimiento y el arranque; sin embargo el día a día nos va “comiendo” y continuamos trabajando para nuestro negocio, en lugar de que el negocio trabaje para nosotros. Aquí te compartimos los pasos para estandarizar exitosamente una pyme.

La dirección de la empresa, la lleva un técnico más en lugar que la lleve un emprendedor. El que todo se entregue de la misma manera queda a cargo igualmente de un técnico en lugar de un gerente. Por eso debes tomar en cuenta estos sencillos pasos para estandarizar tu Pyme.

1.- Que todos tengan un mismo norte.

El tener una misma Visión Estratégica en toda la empresa hará que la toma de decisión de tus colaboradores sea cada vez más fácil y enfocada. Esto se debe a que todos ya saben a dónde debe llegar el “barco”.

Te sugerimos que construyas tu Visión Estratégica con miras a 5 años. ¿Cómo ves a tu empresa en 5 años? ¿Qué mercados abarcarás? ¿Cuántas sucursales tendrás? ¿Cuánto venderás? ¿Qué nuevos productos o servicios introducirás? ¿Cuánto venderás?.

Recuerda, no pidas sugerencias a tus colaboradores. Esta es tu empresa. Tu decides.

2.- Diseño y Documentación de Procesos

Si hay algo de lo que siempre se quejan los dueños de negocios es que todo depende de ellos. Claro, si no hay un sistema que los cubra, los dueños de las Pymes están “condenados” a permanecer ahí todo el tiempo para que las cosas se den.

Lo primero que tienes que hacer es tener una matriz o un listado de todas las actividades o procesos que se lleven a cabo en tu empresa.

Una vez que tengas esto, define los dos o tres procesos más críticos para ti. Pueden ser los que más te quiten el sueño, los que más afecten a tus ventas o a servicio al cliente.

Una vez que los tengas definido, comienza a documentar el proceso; es decir, detalla el proceso y escríbelo paso a paso.

estandarizar exitosamente una pyme

Asegúrate de involucrar a todo el personal envuelto en el proceso. Puede que a ti se te pase ciertos detalles. A ellos no. Una vez terminado el proceso, junta a todos en una sala y que cada puesto lea su parte. Así encontrarán puntos débiles en el proceso antes de enviarlo a piso para que todos lo sigan.

3.- Crea una cultura de consulta

Evita la tentación de responder algo inmediatamente ante una pregunta o duda que te hagan sobre algo que ya está documentado.

Diles que si ya consultaron el proceso o el documento al que se refieren. Y no te quedes solo ahí, diles que te traigan el lugar donde hayan encontrado la respuesta.

4.- Crea una Cultura de Mejora Continua

Ahora que ya tienes todo documentado, pide por área las mejoras a los procesos. Seguramente va a haber varias. Estas mejoras deben ir alineadas a lo que nuestro sistema necesite. No te conformes con la primer de las mejoras si es que son muy simplistas y sólo se trata de cumplir con la cuota. Te sugerimos pedir al menos una mejora cada 4 meses.

Con esto vas a poder crear una cultura de Mejora Continua que se irá permeando poco a poco en toda la organización.

Ahora que ya conoces los pasos para estandarizar exitosamente una pyme, no dejes de implementarlos. Te sugerimos leer Consejos para la administración y gestión de pymes.

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