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25 enero, 2023 por Helpi Mentoring

Cómo elaborar Manuales de Puesto para Pymes

enero 25, 2023 4:04 pm Published by

Una de las quejas más comunes de los dueños de las pymes es que la gente a su cargo no hace lo que se le dice o para lo que fue contratada. Para ello existen los Manuales de Puesto para Pymes.

Otra queja es que generalmente quedan responsabilidades sin llevarse a cabo, hay “vacíos” en las empresas donde la información, la productividad y sobre todo, la atención al cliente se pierde.

Los colaboradores hacen lo que entienden y no hay metas ni objetivos.

La solución a todo esto es llevar un manual de puesto para cada posición en la empresa.

Primero, ¿Qué es un manual de puesto? Los Manuales de puesto NO SON PERFILES DE PUESTO. Muchos dueños de pymes confunden estos términos.

Un Manual de puesto es una descripción de puesto, un documento sumamente descriptivo donde vienen las responsabilidades del puesto, su justificación dentro de la empresa, el perfil que se requiere, e incluso, el cómo vamos a medir a este puesto.

Vamos a encontrar que tendremos dos tipos de puestos en la empresa:

  1. Puestos Gerenciales: Son todos los puestos que tengan puestos a su cago.
  2. Puestos No Gerenciales: Son todos los puestos que NO tienen puestos a su cargo.

Los manuales de puesto para pymes deben empezar con el título: el nombre del puesto.

Luego hay que incluir el RESULTADO ESPERADO DEL PUESTO: Este es lo que esperamos del puesto en sí. Todos los puestos, gerenciales y no gerenciales te van a ayudar a conseguir la visión estratégica de la empresa y a retener clientes de calidad, no importa si es el puesto de intendencia o del de dirección general.

Por lo que te recomendamos que TODOS los Resultados Esperados de todos los puestos comiencen con la frase siguiente: Ayudar a conseguir la visión estratégica de la empresa, apoyando en la generación y retención de Clientes de calidad y a largo plazo, luego continuas con el cómo este puesto te va a ayudar a eso. Esta última parte sí es particular de cada puesto.

Es importante que cada vez que elabores un Manual, pienses en lo que necesita el puesto y no lo que tiene la persona que ocupa el puesto, si es que hay una.

Luego divide las tareas diarias que tiene que hacer el puesto. Las puedes dividir en:

  1. Tareas Estratégicas: Son tareas que tienen que ver con la creación de sistemas o el crecimiento de la empresa.
  2. Tareas Operativas: Son las tareas día a día que efectúa el puesto como pueden ser: visitar clientes, elaborar cotizaciones, hacer reportes, hacer inventarios, hacer limpieza, etc.

Todos los puestos tienen estos tipos de tareas. Solo que los puestos gerenciales tienden a tener un mayor número de tareas estratégicas que los puestos no gerenciales. Debes ser muy descriptivo al enunciar las tareas.

Manuales de Puesto para Pymes

Ahora incluye los Estándares de Puesto. Estos pueden ser:

  1. Estándares Operativos: Estos estándares salen de las tareas operativas. Son las tareas operativas que quieras enfatizar o resaltar entre todas las demás tareas operativas. Aquí se mencionan con mayor nivel de detalle.
  2. Estándares de Perfil: Aquí van los requisitos del puesto como nivel de escolaridad, experiencia (en tiempo y en qué tipo de experiencia), género, idiomas , edad ,etc. También es conveniente que incluyas Las Competencias del Perfil, que son características que debe tener la persona que ocupa el puesto, como atención al detalle, sentido de urgencia, proactividad, inteligencia, honestidad, etc. Incluye solo 5 competencias.

Es el turno de incluir los Indicadores de Puesto, éstos salen de los Estándares Operativos. Es la forma en cómo va a medir el desempeño del puesto. Tienen que incluir valores numéricos forzosamente.

Es bueno que también incluyas los Estándares Generales para toda la Empresa. Son una serie de valores, los que tu escojas, que dictaminan el ADN de tu empresa.

La parte más importante es que al final vas a incluir un espacio para la firma de común acuerdo tanto del empleado como de su jefe. En cada firma incluye una especie de “acuerdo” donde el empleado se compromete a seguir este manual de puesto y el jefe se compromete a otorgarle las herramientas, el apoyo y la atmósfera necesaria para que el empleado pueda seguir este manual de puesto.

Este no es un contrato, simplemente las firmas hacen que se dispare el Sistema de Reticulación Activada y la gente se va a enfocar en ello.

Recuerda que cada tres meses, cada colaborador tuyo, debe repasar este manual. Los manuales de puesto te van a servir para capacitación del personal; así como para la selección de personal.

Ahora que ya sabes cómo elaborar Manuales de Puesto para Pymes, impleméntalo ahora mismo.

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