KPI y OKR en Pymes: Cómo usarlos
octubre 7, 2022 5:04 pmKPI y OKR en Pymes: Cómo usarlos. Empecemos por explicar de que hablamos cuando decimos KPI (key performance indicator en inglés) que se traduce como Indicador Clave de Rendimiento, herramienta indispensable en cualquier negocio que esté interesado en mejorar.
Las Pymes están por lo regular tan metidas en las tareas que se olvidan de medir sus resultados y progresos y es esta medición lo que les ayuda a no perder el enfoque y a darse cuenta del resultado de las estrategias implementadas, a saber si están invirtiendo sus recursos económicos y esfuerzos de la manera correcta o si están malgastando su tiempo, dinero y esfuerzo.
Desde siempre se ha reconocido que “lo que no se mide, no se puede gestionar” pero las estadísticas apuntan a que son muy pocas las Pymes que utilizan métricas para que de acuerdo a los resultados analizar y entonces si tomar decisiones estratégicas.
Si quieres alcanzar tus objetivos requieres definir tus KPIs y monitorearlos continuamente, es como el tablero de tu auto que te indicará tu velocidad y te permitirá calcular tu hora de llegada. KPI y OKR en Pymes:
Pero… ¿Qué es un KPI?
Los indicadores clave de rendimiento se usan para medir objetivos específicos y si son empleados adecuadamente, ayudan a definir las directrices de una empresa y con esta información pueden organizar personas, equipos y proyectos para optimizar el rendimiento.
¿Cómo se calcula?
Lo primero es definir lo que te interesa medir de acuerdo a los objetivos específicos que tu organización requiere; algunos de los indicadores de rendimiento importantes que las Pymes deben estar analizando son:
1. Indicadores comerciales y de satisfacción al cliente
Debes estar consciente que tu empresa debe resolver una necesidad de los consumidores y para ser exitoso requieres medir tu eficacia en la relación con tus clientes, por lo que te presentamos estos indicadores comerciales:
- Costo de Adquisición de Clientes (CAC)
Te reporta cuánto le cuesta a tu negocio, en términos de recursos como tiempo y dinero, conseguir un cliente.
Se calcula así: el gasto total en marketing y ventas durante un periodo, dividido entre el número de compradores nuevos conseguidos en ese lapso de tiempo.
Sabrás si tu estrategia comercial y modelo de negocio son viables con las condiciones del mercado en el que te encuentras, si el costo supera tus ingresos es hora de tomar acciones y corregir.
- Retención de compradores
Si un cliente repite su compra significa que tus estrategias funcionan, saber qué porcentaje de tus clientes regresan es una forma de medir la rentabilidad de tus acciones de comercialización.
2. Indicadores financieros
Son los que te dirán si tu empresa se mantendrá en el mercado, y te presentamos los siguientes:
- Facturación
Conocer el nivel de las ventas, ya sea diarias, mensuales y anuales, dependiendo de tu actividad, es este uno de los indicadores más frecuentemente seguidos por las Pymes.
- Margen de utilidad
Lo que importa no es si tu negocio vende mucho, sino el margen de utilidad y cuando este es bajo o inexistente tu negocio tiene poco tiempo de vida, recuerda siempre cuidar además tu flujo de efectivo, no solo la facturación.
Se calcula restando a las ventas el costo de ventas y así sabrás la rentabilidad de cada uno de tus productos o servicios.
- Flujo de caja
Significa medir el total de dinero que entra o sale de tu negocio durante un periodo de tiempo, te permite además medir la rotación de tu inventario, saber si podrás enfrentar tus deudas, cuáles son tus cuentas por cobrar y la solvencia en general de tu negocio, en resumen, conocer el nivel de liquidez de tu empresa.
3. Indicadores de recursos humanos
Indiscutiblemente medir el rendimiento de los recursos humanos de tu empresa, es clave para lograr las metas que te has propuesto. Algunos ejemplos de estas métricas son:
- Ausencia laboral
Identifica el porcentaje de jornadas de trabajo perdidas por ausentismo de los empleados, con las vacaciones incluidas. Es importante que investigues las causas y revises si es esta una señal de insatisfacción o desmotivación de tus colaboradores.
- Nivel de Rotación de personal
Es el tiempo promedio que un trabajador permanece en la organización antes de renunciar o ser despedido.
Si frecuentemente estás contratando personal nuevo y te la pasas entrenando siempre a los que están entrando, seguramente debes revisar tu metodología de selección de personal, esto indica que lo estás haciendo mal contratando a las personas incorrectas; esto te genera pérdidas de tiempo y de dinero.
- Nivel de Productividad del empleado
Medir la productividad no es una tarea sencilla, pero es importante que le dediques tiempo a esta, conocer cuál debe ser su volumen de venta, o de producción, o de cobranza… que se requiere de un empleado para ser rentable dentro de tu empresa es vital para tu salud financiera y operativa.
4. Indicadores estratégicos
Es importante contar con al menos dos indicadores estratégicos basados en los objetivos generales y específicos de tu negocio, que te permitan medir el nivel de resultados globales en un periodo de tiempo.
Estos podrían ser a nivel de facturación, posicionamiento en el mercado, obtención de usuarios o el valor de tu Pyme en general, lo que te permitirá medir en qué lugar estás respecto de tus metas y objetivos en el corto, mediano y largo plazo.
¿Diferencia entre KPI y OKR en Pymes?
Una variante en KPIs son los Objetivos y Resultados Clave (OKRs, por sus siglas en inglés).
Los OKRs son cada vez más populares, mucho debido a que Google los usa con éxito.
La gran diferencia contra los KPI´s es que éstos los pone el director dependiendo de a dónde quiere llevar a la organización y los OKR´s los pone cada colaborador. Claro que orientados a un objetivo dentro de la Pyme.
Esto genera en el colaborador un sentido de pertenencia y compromiso. Ya que al poner cada persona sus objetivos, el compromiso que se genera es mayor.
El OKR debe contar con las siguientes características:
Ambicioso.- Que genere un poco de tensión para lograrlo.
Realista . – No se trata de “intentar”, se trata de LLEGAR.
Cuantificable. – Que pueda medirse en números o porcentajes.
Ahora que ya conoces los KPI y OKR en Pymes impleméntalos en tu empresa.
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