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9 septiembre, 2022 por Helpi Mentoring

Diseño y documentación de procesos: Guía efectiva

septiembre 9, 2022 3:44 pm Published by

Cuando una empresa crece, también crece su complejidad, entran más personas, se hacen más productos/servicios y hay cada vez más cosas implicadas en eso y para lograr una mayor productividad se debe empezar por el diseño y documentación de procesos.

¿Qué es la documentación de procesos?

Es la descripción detallada y apoyada en algún medio, de los pasos necesarios para completar una función conformada por tareas y actividades.

Se utiliza como guía – para colaboradores de todos los niveles, responsables de tomar decisiones y otras partes involucradas-, que les ayude a comprender rápidamente los procesos de la empresa.

Elementos que debemos distinguir:

  • Entradas – inputs
  • Salidas – outputs
  • Pasos o tareas (flujos + estados)
  • Recursos
  • Procedimientos y métodos
  • Responsable
  • Equipo de trabajo o actores
  • Indicadores y métricas.

Por lo que, documentar el proceso es especificar cada uno de estos elementos, para que de manera interna reflejemos el “cómo” se implementa, haciéndolos repetibles y evitando que sean cambiados por los involucrados, generando resultados impredecibles.

Para qué hacer el diseño y documentación de procesos

  • Mejorar los procesos.

Identificando ineficiencias, retrabajo, cuellos de botella, lo que se debe mejorar, lo que se debe mantener y lo que se debe eliminar.

  • Entrenamiento y Capacitación.

Es en base a los procesos como se capacitará a los que ingresen a la organización, explicándoles desde el inicio “como se hacen las cosas aquí” entendiendo sus funciones y familiarizándose con la manera en la que deben hacerlo, permitiendo a todos los involucrados consultar los documentos para asegurarse de que se está ejecutando de la manera correcta.

  • Preservar el conocimiento de la organización

Cuando solamente algunas personas conocen la manera de hacer las cosas, tenemos depositado en estas personas especializadas el conocimiento que se ha adquirido a través del tiempo, y cuando estas dejan la organización toda esta información, conocimiento y experiencia se pierde, por eso documentar los procesos nos permite hacer las cosas cada vez mejor y aprovechar lo aprendido.

Otros beneficios de el diseño y documentación de procesos

  • Mitigar algunos riesgos
  • Mantener la coherencia operativa
  • Forma parte de las patentes y secretos comerciales
  • Reducir el tiempo de las tareas
  • Disminuir los costos de operación
  • Optimizar los recursos asignados a las tareas
  • Mejorar la eficiencia y la calidad en todos los aspectos
  • Aumentar la satisfacción del cliente interno y externo

Una organización que aprende gestiona su conocimiento.

Si no documentas los procesos principales el crecimiento de tu empresa puede afectarse, porque al ingresar más colaboradores, perderás el control de cómo se hacen las cosas, dejarlo al criterio de cada quien solamente generará ineficiencia e inconsistencias.

Sabemos que documentar puede ser tedioso y requiere disciplina, pero puedes hacerlo de manera ordenada pidiendo a cada dueño del proceso que inicie haciendo una lista de los pasos que lleva a cabo para cada operación que realice.

Después revísalo, pide su opinión de cómo puede hacerse de una mejor manera, más rápida, más sencilla y más barata hasta que logres que cada uno haya mejorado su proceso hasta tener todos los procesos completos y documentados.

 “Un viaje de mil leguas comienza con el primer paso” Lao Tse.

Lo que debe incluir el proceso

  1. Información de forma clara, ordenada y concisa.
  2. Símbolos predefinidos y explícitos, vinculados por flechas.
  3. Cada símbolo debe estar asociado a la representación de una acción específica.
  4. Las flechas que vinculan los símbolos indican el orden de realización de acciones.
  5. Debe dejar claramente expresado:
  • Dónde comienza el proceso
  • Las Actividades que se realizan
  • Las Tomas de Decisiones que se efectúan
  • Los Tiempos de Espera requeridos
  • Cuáles son los resultados requeridos
  • Dónde culmina el proceso
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