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9 junio, 2022 por Helpi Mentoring

Cómo estandarizar una pequeña/mediana empresa

junio 9, 2022 3:57 pm Published by

Seguro te has preguntado cómo estandarizar una pequeña/mediana empresa y te has puesto a pensar por qué empresas como Starbucks o McDonald’s son tan exitosas a nivel mundial.  ¿Piensas que eso sólo pueden lograrlo los grandes consorcios? Pero no es así.

¿Te gustaría que tu Pyme funcionara como estas grandes cadenas entregando resultados consistentes siempre sin importar quién atiende ni el lugar en el que se encuentra ubicada?. Esto es posible cuando sistematizamos y estandarizamos nuestra empresa.

Aquí te contamos cómo hacerlo

¿Te acuerdas cuáles fueron las razones por las que decidiste poner un negocio?.  Una de las razones que más se repite cuando preguntamos a los dueños de Pymes porqué decidieron emprender, es que querían ser dueños de su tiempo. Poder pasar más tiempo con la familia. Hacer ese viaje que siempre soñaron. Tener tiempo para dedicarse a las actividades que les gustan. 

Pero resulta que, apenas abrieron su empresa y se enfrentaron con la cruel realidad: Ser dueño de una Pyme es un trabajo 24 x 7. No hay tiempo para estar con la familia, ni salir de vacaciones. La operación del negocio consume todo su tiempo. No pueden ni siquiera pensar en ausentarse unos días porque la empresa no puede operar sin ellos.  Se viene abajo.

Pero esto no tiene porqué ser así.  Michael E. Gerber, autor del best seller mundial The Emyth Revisited (El Mito del Emprendedor), considerado como uno de los gurús más importantes del mundo en temas de Pymes y Emprendedurismo nos dice que:

“La clave de cualquier empresa exitosa son los procesos y sistemas efectivamente implementados. Vean por ejemplo a McDonald’s. Cada restaurante franquiciado opera igual, desde la toma de un pedido hasta la preparación de los alimentos. Lo mismo sucede con Starbucks. No importa el lugar, el país, el proceso es el mismo. McDonald’s y Starbucks tienen sistemas y procesos precisos implementados para asegurar que la entrega del producto / servicio sea siempre la misma. Cuando uso estos ejemplos con empresarios Pymes y Emprendedores muchos me dicen “mi empresa es diferente, cada cliente mío es diferente, hago trajes a la medida, así que no podría hacer lo que hacen McDonald’s y Starbucks” y yo les puedo afirmar que cualquier empresa en el mundo puede estandarizarse y sistematizarse de manera efectiva, no importa el tipo de empresa, lo importante es implementar los sistemas y procesos adecuados…”

Piensa en tu Pyme como si fuera una franquicia

Para poder desarrollar una empresa que dé resultados consistentes, sin importar quién la opere ni en dónde se encuentre y sin que tengas que estar presente todo el tiempo, debes pensarla como un modelo de franquicia. Es decir, debes diseñar e implementar sistemas y procesos en todas las áreas, y con esto la empresa dejará de depender de ti o de personas clave para operar exitosamente. Este es el objetivo último que te dará mayor libertad financiera, de tiempo y una mejor calidad de vida.

La documentación e implementación de procesos es la única forma de profesionalizar y estandarizar una Pyme. La buena noticia es que aquí te enseñaremos la forma más práctica y efectiva de implementar procesos en una Pyme.

Pero antes de comenzar a ver como estandarizar una pequeña/mediana empresa, primero entendamos:

¿Qué es un proceso?

Un proceso es una secuencia de acciones o pasos que se llevan a cabo para lograr un fin determinado. Todas las actividades que se realizan cotidianamente en tu empresa son procesos. Ejemplos de procesos pueden ser desde cómo hacer una factura, cómo hacer una venta a un cliente, cómo llevar el conteo de inventarios y la lista no termina.

Tener estos procesos claramente documentados permite que cualquier persona tenga la claridad de cómo ejecutarlos. Esto hará que obtengas resultados consistentes todo el tiempo sin importar quién está ejecutando el proceso.

¿Qué es la documentación de procesos?

La documentación de los procesos proporciona una descripción detallada de cómo llevar a cabo una actividad. Cuáles son los pasos a seguir. En qué orden se ejecutan. Quién ejecuta cada paso. Cuánto debe tardarse la ejecución de cada paso. Qué recursos se necesitarán. Los criterios de éxito para evaluar si está bien ejecutado. Incluye todo tipo de documentos que apoyan un proceso, como manuales, formatos, etc.

Algo CLAVE en la documentación de procesos es que debe estar descrita de tal forma y con tal nivel de detalle, que cualquier persona que lea el proceso va a poder ejecutarlo, aunque no tenga ninguna experiencia anterior en el mismo.  Una buena prueba para saber si el proceso está bien documentado es que se lo des a leer a alguien ajeno al área a la que pertenece: tu mamá, un amigo, y le debe quedar muy claro qué tiene qué hacer y cómo tiene que hacerlo.

estandarizar una pequeña/mediana empresa

¿Por dónde empiezo a estandarizar una pequeña/mediana empresa?

¿Cómo se come uno un elefante?  Un bocado a la vez…

Empieza por documentar un proceso. Escoge el proceso más crítico, el que afecte más el servicio a clientes, o tus ventas, o el que te causa más dolores de cabeza.

Utiliza el formato adecuado. Debe ser un formato sencillo pero que contenga toda la información necesaria para la ejecución del proceso.  El formato que hemos desarrollado en  helpiCOACHING es la mejor combinación que hemos encontrado entre practicidad y funcionalidad

Define un responsable del proceso y una fecha objetivo para tener el proceso documentado. Debe ser una sola persona la que esté a cargo de documentar el proceso y se le debe dar seguimiento semanal para asegurar que cumplirá con la fecha objetivo para tenerlo listo

Lee el proceso con todos los involucrados. Una vez que se tenga el proceso documentado, hay que leerlo en voz alta con todos los involucrados para asegurar que refleja correctamente los pasos, quién los hace y cómo se hacen. La lectura en voz alta con todos los que intervienen en el proceso ayudará a corregir los detalles que a veces se omiten por la “ceguera de taller”. Le aseguramos que en la gran mayoría de las veces habrá detalles que corregir.

Asegúrate que el proceso se sigue. Este es un paso crítico, recuerda que los procesos son como las plantas, si no se riegan y cuidan, se mueren. Para que los procesos sean efectivos, hay que cuidarlos y asegurarnos que todo el personal los está siguiendo y utilizando.

Sigue estos pasos para estandarizar una pequeña/mediana empresa.

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