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7 junio, 2022 por Helpi Mentoring

Implementación de procesos para Pymes: Guía Máxima

junio 7, 2022 3:51 pm Published by

La mejor forma de organizar, sistematizar, profesionalizar y llevar al siguiente nivel es con la implementación de procesos para Pymes. Las pequeñas empresas generalmente ya tienen herramientas implementadas a medias y eso hace que la operación sea mucho muy complicada; por el contrario, las empresas exitosas son aquellas que tienen la disciplina y el enfoque constante en implementar procesos. Un proceso que no está documentado e implementado de manera efectiva simplemente no existe.

¿Cuál es uno de los principales objetivos de la implementación de procesos para Pymes? El mayor beneficio es depender cada vez menos del dueño y/o personas clave del negocio.

Es entonces en la documentación e implementación de procesos donde inicia la profesionalización y sistematización de tu negocio. Esta es la guía que te compartimos para lograr este objetivo.

Define el primer proceso a documentar

Comienza con uno a la vez. Tener una gran lista de procesos a documentar te puede agobiar y orillarte a renunciar a continuar con este importante objetivo.

¿Cómo definir con cuál iniciar? Considera aquel proceso crítico con base a los siguientes criterios:

  1. Aquellos que afecten más al servicio al cliente
  2. Aquellos que afecten más a tus ventas
  3. Procesos que te causen dolor de cabeza

¿Ya tienes en mente ese proceso crítico con cuál iniciar?

Despersonaliza los problemas

Una vez que tengas definido el primer proceso a documentar y de aquí en adelante, cualquier problema o frustración que surja en la empresa será por falta de procesos. Es decir, desde este momento la culpa no la tendrá ni los colaboradores, ni el dueño del negocio, ni la economía, etc. Considera esta frase: “estamos teniendo x o y problema porque no tenemos un proceso implementado de manera adecuada, o bien el proceso que está implementado debe mejorarse”

Define el responsable y la fecha objetivo

Cada proceso que se va a documentar deberá tener un solo responsable. Es importante que sobre todo al inicio, el dueño del negocio sea quien revise y autorice cada documento. Si la empresa ya es de 150 colaboradores o más, se podrá delegar esta función a alguien más.

Es importante que se coloque una fecha objetivo para tener el proceso documentado y poder iniciar su implementación. 

Seguimiento a la documentación del proceso

Es común que una vez definido el proceso a documentar y su responsable, el dueño del negocio espere a que esa fecha llegue. Una vez que se identificó el primer proceso crítico, es muy importante dar seguimiento semanal al avance de esa documentación.

Implementación de procesos para Pymes

Sabemos que documentar procesos es tedioso, pero es la única forma de profesionalizar y estandarizar a tu pyme.

Una vez que se termine de documentar el proceso, cada responsable de cada paso del proceso deberá leer el documento para corregir detalles de ser necesario.

Seguimiento a la implementación del proceso

Lo peor que puede pasar es que teniendo el proceso documentado, simplemente se olvide en un cajón. Hay dos maneras prácticas para dar seguimiento a dicha implementación:

  1. Cada que exista alguna duda de cómo resolver algo, referir al colaborador al proceso documentado. Así se irán acostumbrando todos a consultar continuamente los procesos.
  2. Hacer revisiones o auditorías de procesos periódicas.

Esperamos que esta guía te ayude a comenzar a documentar e implementar procesos. Frank Pancetta decía que “Las personas sin líderes están perdidas, pero los líderes sin procesos están perdidos…”

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