5 pasos que te ayudarán a profesionalizar y estandarizar tu Pyme
mayo 17, 2022 4:57 pmUna empresa es un proyecto que siempre debe tomarse de la forma más profesional posible. No importa del tipo de empresa que se trate o el tamaño de esta, debes saber como profesionalizar y estandarizar tu Pyme. Todo emprendedor crea una empresa por cualquiera de estas razones: Tener control sobre sus ingresos, tener control sobre su tiempo o dejar un legado; sin embargo, pocos son los empresarios que la tratan de estandarizarla y mucho menos los que tratan de profesionalizarla.
Es por eso que te voy a dar los 5 pasos para profesionalizar y estandarizar tu Pyme:
- Quita los impresendibles
He visto en las Pymes (más en las que tienen mucho tiempo) que ciertos procesos dependen cien por ciento de una persona. Si esta persona falta, se tienen que mover incluso hasta programas de producción, de entrega, las operaciones, etc. Esto trae consigo una gran falta de productividad.
Esta es la forma más obvia de estandarizar y profesionalizar tu empresa.
Lo que tienes que hacer es documentar todos los procesos que tu negocio tiene. Tal vez sea algo pesado pero se tiene que hacer. Te sugiero que no cometas el error de documentar todo al mismo tiempo. Empieza por el proceso más crítico, el que te quite el sueño o el que tenga que ver directamente con tus clientes. Documenta proceso a proceso hasta que termines con toda la empresa. Con esto, empezarás la sistematización de tu empresa.
Luego tendrás que darle mantenimiento a esta documentación. ¿Cómo? Simple, crea una cultura donde siempre se refieran a los documentos. No asumas nada. Si te llevan una duda, no la contestes, aunque sepas la respuesta. Haz que la persona busque la respuesta en los procesos documentados.
2. Dale seguimiento a todos los pendientes
Para esto deberás implementar un sistema de juntas donde puedas darle seguimiento a todo. ¿Imposible? Para nada. Solo tienes que saber cómo separar los pendientes.
Me explico mejor, ten una junta con todos los cabezas de equipo, con la gente clave de tu empresa. En esa junta vas a tratar temas que le atañan a dos o más áreas. Así la junta será muy productiva y no tardará mucho.. a lo más una hora. Te sugiero que hagas la junta los lunes (inicio de semana) por la tarde. Esto para ver y planear los pendientes de la semana.
Luego, para resolver los pendientes particulares con cada área, implementa una junta con cada cabeza en el horario que más le acomoden a ella o a el y a ti.
3. Define quién le reporta a quién
El Core de una Pyme se define por cómo se manejan las relaciones dentro de ésta. He visto muchas Pymes donde toda la gente hace de todo. Esto es normal, sobre todo al inicio, por que cada quién esta resolviendo situaciones de más de un área.
Aún así hay que saber quién le reporta a quién. Define un organigrama y dalo a conocer a todos. ¡Cuidado! No cometas el error de que una persona le reporte a varias. ¿A quién va a atender primero?
Si el organigrama está bien definido, esto traerá certidumbre y orden a todos en la organización. Cada quién sabrá con quién acudir en caso de una situación que se salga de las manos. De igual modo tendrás un solo responsable de cualquier escenario dentro de la Pyme.
4. Pon las reglas del juego
Ya que tienes definido tu organigrama ahora debes decirles las “reglas de tu barco”. Define un reglamento interno de trabajo.
Esto te ayudará a evitar “criterios” diferentes para el trato a cada uno de tus colaboradores. Lo mejor es que ya vas a tener a quién echarle la culpa: ¡Al Reglamento Interno! Ya no es cosa de ti o de tus gerentes o supervisores. Es cosa del reglamento.
Incluye todo, desde el horario de trabajo, la forma de pago, las vacaciones, los permisos, las restricciones, los escenarios punitivos, los reconocimientos (si los hay), etc. No le pidas autorización a nadie.. es tu barco, son tus reglas.
Solo te sugiero fuertemente que lo revises con un abogado laboral antes de darlo a conocer. No vayas a caer en algún incumplimiento de la Ley Federal del Trabajo que te aplique en tu lugar de operaciones.
5. Arma un equipo de excelencia
Este es uno de los procesos más críticos en toda empresa, la Selección del Personal. Generalmente en las empresas, grandes y pequeñas, tienden a contratar de manera muy rápida con tal de sacar la producción.
La nómina es una de las cargas más grandes que afectan a cualquier negocio.
Debes poner mucho énfasis en la contratación de los empleados. Involúcrate directamente. Te recomiendo mucho que sigas los pasos que puedes encontrar en el libro Top Grading de Brad Smart y Geoff Smart. Rompe varios paradigmas en cuanto a la contratación y retención de talento.
Solo recuerda el mejor empleado que hayas tenido en algún trabajo tuyo anterior o en algún negocio que hayas tenido… ahora imagina como sería tu vida profesional y tu empresa si el 90% de tus colaboradores fuera como ella o como él…
Te deseamos el mayor de los éxitos en profesionalizar y estandarizar tu Pyme.
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