Gestión del tiempo para Pymes: Tips para optimizarlo
mayo 10, 2022 6:57 pmLa gestión del tiempo para pymes, es el recurso no renovable más importante. En una Pyme, entre más productivo es el dueño, mejores resultados tendrá la empresa en general.
Continuamente escuchamos el término administración del tiempo; sin embargo, lo que debemos administrar son las actividades que hacemos en el día a día. Todos tenemos 24 horas diarias, la clave es conocer nuestras prioridades, así como las actividades que queremos realizar, y asignarles un día y una hora en específico.
Es de esta manera que una “lista de pendientes”, ya no es sólo una lista de deseos, sino que se convierte en actividades por realizar diariamente.
Hay muchos métodos y herramientas que nos pueden ayudar a ser productivos, sin embargo, hay algo en común en todos los cursos, libros, etc., que hay disponibles en cuanto a la administración efectiva del tiempo, y es llevar una agenda.
¿Cómo llevar una agenda para la gestión del tiempo en pymes?
Esta es una de las dos metodologías que te compartiremos para gestionar mejor el tiempo en tu pyme. El primer paso consiste en elegir una agenda digital que te permita tener acceso a ella desde cualquier dispositivo; Google calendar o Outlook son dos ejemplos.
El siguiente paso es calendarizar todas tus actividades tanto personales como profesionales. Desde las horas de comida, reuniones, citas con clientes, tiempo en familia, ejercicio, horario para contestar correos, etc. La intención es realizar la calendarización de todas estas actividades por anticipado.
Es importante dejar un margen del 20% de margen cada día.
El tercer y último paso será actualizar las actividades que realmente ocurrieron. Es decir, conforme vaya pasando el día, cambiará lo planeado por lo que sí sucedió en su lugar. Esto te dará claridad y sabrás en qué estás invirtiendo tu tiempo.
Aquí te compartimos cinco formas de eliminar los ladrones del tiempo.
Sistema de juntas efectivas
Llevar un sistema de juntas efectivas es la segunda metodología para mejorar la gestión del tiempo en tu pyme. Este sistema de juntas te permitirá organizar mejor el tiempo y a la vez dar seguimiento a lo que sucede en la empresa.
El sistema de juntas consta de 3 en particular:
- Junta táctica operativa con todas las cabezas de área:
En esta junta que deberás realizar una vez a la semana, revisarás pendientes operativos o del día a día y que tienen que ver varias áreas.
Es importante no destinar más de hora y media en esta junta y definir un día y hora fijos para que se tengan los menos cambios posibles y haya más probabilidad que siempre se lleve a cabo.
- Junta uno a uno individual con cada cabeza de área:
El objetivo de esta junta es dar seguimiento a pendientes y prioridades muy puntuales de cada área.
La duración recomendada es de una hora.
- Juntas abiertas para “emergencias” o interrupciones:
Este es un espacio abierto para todos tus colaboradores. La intención es asignar un espacio para que cualquier colaborador pueda consultar asuntos en general. El personal poco a poco podrá presentar sus pendientes de manera más resumida ya concreta.
Lo ideal es establecer una hora por la mañana y otra por la tarde en un inicio, para después ir reduciendo a media hora por la mañana y media hora por la tarde, y finalmente a sólo media hora por la tarde.
Estas acciones para la gestión de tiempo para Pymes te darán mayor control de tu tiempo, y por supuesto de tue empresa.
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