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21 abril, 2022 por Helpi Mentoring

5 tips para profesionalizar tu Pyme

abril 21, 2022 5:11 pm Published by

Te vamos a compartir 5 tips para profesionalizar tu Pyme, muy valiosos, estos te permitirán crecer de una manera ordenada, sabemos que la información existente al respecto se refiere, en la mayoría de los casos a empresas grandes, pero para Pymes hay menos información. Estos tips te van a ayudar mucho.

1. Diseña tu visión a largo plazo

Esto es, cómo se verá tu empresa en el largo plazo, lo recomendable es que sea a 5 años ya que es un horizonte de tiempo ni muy largo ni muy corto para visualizar y medir.

Lo que hay que hacer es escribir un documento muy detallado de cómo te imaginas a tu empresa en el futuro, incluye datos tangibles como ventas, margen de ganancias, número de sucursales, número de colaboradores, etc. y también intangibles como estrategias de marketing, como serán los colaboradores, etc.  

Una vez que se tiene esta visión (que puede cambiar en el tiempo), compártela con tus colaboradores, puedes tener dos versiones una sin datos financieros para compartir y otra con toda la información sólo para los socios de la empresa.

Una vez terminada, piensa como vas a medir cada año y luego cada mes el avance hacia esta visión, y las decisiones de negocio que tomes deben estar fundamentadas siempre en esta visión.

2. Documentación de procesos

Pon todo por escrito, es decir, todo lo que se hace en tu empresa, qué actividades se hacen y cómo se hacen, documentar procesos se refiere a pensar en las principales actividades e ir escribiendo cada paso que se tiene que dar para el logro del resultados esperado.

Hacer un pequeño diagrama con cuadros y flechas de cómo va el flujo de las actividades y luego detallar en siguientes páginas cada uno de estos pasos, quien debe hacerlo, cuánto tiempo le debe llevar y si se requiere más detalle hacer un manual detallado, que también puede ser un video.  

Este documento debe leerse y compartirse con todos los involucrados para que no haya dudas, después todos tienen que seguir ese proceso y tiene que haber un seguimiento y supervisión de que se sigan para que no se queden guardados sin usar.

3. Seguimiento al flujo de efectivo

Dentro de los tips para profesionalizar tu Pyme está el flujo de efectivo. El efectivo es la sangre de la empresa, y no nos referimos a ventas, sino tal cual a la cantidad de dinero que está ingresando a las cuentas.

Las Pymes son muy sensibles al flujo de efectivo, es muy importante revisar cuanto está entrando y saliendo todo el tiempo. Para llevar un buen seguimiento al flujo de efectivo, hay que revisarlo cada semana al menos.

Empezar viendo cuanto se tiene de saldo en bancos, luego cuanto proyectamos que va a ingresar en posibles ventas o en clientes por cobrar y cuántos pagos se tienen que hacer tanto de proveedores como de gastos administrativos, nóminas, rentas, etc.

La resta de los posibles ingresos de la semana menos los gastos que se van a hacer nos va a dar el saldo que se proyecta al final de esa semana, para la siguiente tomamos como saldo inicial lo que quedó de la semana anterior y repetimos la operación para tener el saldo al final de esa semana.

4. Entender los números reales de tu negocio

Algo muy común en las pymes es que se envían facturas al contador y este realiza el cálculo de los impuestos a pagar y listo, se miden sólo las ventas y la utilidad.

Esto puede ser un gran problema ya que puede ser que la empresa esté funcionando sin ser rentable lo que significa que NO tienes un buen margen de ganancias que te permite afrontar los gastos operativos sin problemas, y saber si estos gastos son realmente los que se tienen que hacer.

Hay que llevar estados financieros que reflejen la realidad de la situación de la empresa con todo detalle, pueden llevarse aparte de la información que se presenta para trámites tributarios.

tips para profesionalizar tu Pyme

5. Proceso de contratación de personal

Hay un proceso de selección de personal especializado para Pymes que es el método Top Grading y que consiste en una serie de entrevistas que van filtrando a los candidatos.

Las entrevistas tienen que hacerlas el jefe directo de la persona a contratar y el director general, esto marca una diferencia importante con las grandes empresas donde los procesos de selección de personal los llevan a cabo el departamento de recursos humanos, pero como lo comentamos anteriormente, no es lo mismo los procesos en Pymes que en grandes empresas. 

Algo muy común en las Pymes consiste en “contratar rápido y despedir lento” esto significa que cuándo se da una vacante se consigue muy pronto a alguien para que haga el trabajo sin que tenga necesariamente el perfil adecuado o que se tengan las referencias adecuadas.

Luego el problema está también en que no se puede despedir a la persona porque no hay quien llene la vacante, esto hace que haya muchos conflictos con otros colaboradores y en el mismo trabajo.

Por esto, aunque el método Top Grading es un poco largo vale mucho la pena y te ahorrará muchos dolores de cabeza.

Aplica estos tips para profesionalizar tu Pyme.

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