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15 abril, 2022 por Helpi Mentoring

Documentación de Procesos en Pymes: Para qué sirve

abril 15, 2022 9:00 am Published by

La documentación de procesos en Pymes es una tarea sencilla sin embargo algo tediosa, es por esto que nos encontramos con gran resistencia al trabajo de la documentación de procesos.

Muchos prefieren delegarlo a una empresa especializada, sin embargo, en el caso de las Pymes esto puede estar fuera de su presupuesto y volverse complicado.

Pero hay un método sencillo para pymes si lo logras verás una transformación total en la manera en que trabaja tu empresa, tendrá un impacto muy importante en la profesionalización y organización de una Pyme.

De qué sirve conocer los procesos de tu negocio

Vas a poder identificar los procesos críticos en tu empresa, aquellos que más problemas te dan en el sentido de que afectan más las ventas, la atención a los clientes, que más dolores de cabeza te provocan.

Así como los que les cuestan más trabajo a tus colaboradores y te interrumpen todo el tiempo para preguntarte como hacerlo o como resolver un problema.

Conocer esto te permitirá sabe por donde empezar la documentación de procesos. Lleva un registro donde puedas ir apuntando los procesos por hacer, cuáles llevan, quien lo está haciendo y para cuándo estará listo.

También en que carpeta se están guardando, guarda todos los procesos en una nube y administra los permisos según los usuarios de los procesos.

Para qué sirve la documentación de procesos en Pymes

Documentar e implementar procesos es una actividad que lleva tiempo y se requiere paciencia, pero los resultados son enormes. Los procesos son una serie de pasos que se tienen que dar para llegar a un resultado deseado.

Estos pasos deben estar por escrito en un formato donde se puedan ver claramente, tener un diagrama de flujo con los pasos resumidos y luego una tabla, donde se detallen los pasos uno por uno ya con mucho más detalle, poniendo quien es el responsable, la frecuencia con la que se debe llevar a cabo ese paso y el tiempo de ejecución.

Otros documentos muy importantes también son los  manuales, estos son documentos muy detallados que se tienen que hacer en caso de que un proceso sea muy largo o necesite más detalle.

En los manuales se pueden incluir fotos, capturas de pantalla o incluso videos.

La documentación adecuada de procesos nos va a servir también para que cualquier persona los pueda entender, como si la persona que lo fuera a leer no supiera nada sobre el negocio, si es así de claro y cualquiera puede entenderlo entonces vamos bien.

Definir quién va a ser responsable de documentar el proceso, te va a servir para dar un adecuado seguimiento y que haya “avance”, tiene que ser una sola persona, si bien puede haber más personas que ayuden, sólo debe de haber un responsable para documentar cada proceso.

Documentación de Procesos en Pymes

Para qué sirve implementar procesos

De nada sirve el trabajo de documentación de procesos en Pymes si no se usan los procesos, a esto nos referimos con el término implementar, cuando se termina de documentar un proceso o manual, hay que implementarlo.

Para esto hay que reunir a todos los involucrados y leerlo en voz alta, que no queden dudas, en esta parte pueden opinar algún cambio o corrección.

Es importante que todos sepan con exactitud que se debe hacer, y empiecen a usar el proceso, tiene que haber un seguimiento y supervisión de que se sigan para que no se queden guardados y que nadie los use.

Esto último debe hacerse en juntas semanales de seguimiento, sobre todo al principio cuando se está empezando con la cultura de procesos.

La implementación de procesos nos sirve para que todo el trabajo que se llevó a cabo para documentar valga la pena y realmente se utilicen.

Si se logra esto, tendremos una empresa que funciona sin que el dueño tenga que estar todo el tiempo en la empresa y al pendiente de todas las actividades.

Para una correcta implementación de la cultura de procesos, todos en la empresa deben documentar procesos, cada área es responsable del diseño, la documentación y la implementación de los procesos de su área.

Te recomiendo que no dejes de leer el libro “el mito del emprendedor” de Michael Gerber, gurú de negocios desde hace muchos años, pero enfocado en Pymes completamente, donde escribe ampliamente sobre este tema.

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