helpimentoring.com
31 marzo, 2022 por Helpi Mentoring

Administración de Procesos: Claves de mejora

marzo 31, 2022 6:56 pm Published by

El mejor modelo de negocio es aquel que está estandarizado, cuando se logra una buena Administración de Procesos el cliente tiene siempre la misma experiencia.

Por esto es muy importante que empecemos cuanto antes la documentación e implementación de procesos. Si queremos administrar y mejorar proceso primero hay que tenerlos.

1: Procesos críticos

Para empezar a administrar tus procesos debes tener un índice de procesos, documentos, formatos, manuales, etc. que ya hayas documentado y/o implementado.

Si aún no lo tienes o aún no empiezas la documentación de tus procesos no te preocupes, aquí te decimos como.

Haz una lista de las áreas de tu negocio, luego identifica aquellas que más dolores de cabeza te provocan, esos son tus procesos críticos.

Identifica prioridades en esa lista para ver con cuál empezar.

Lleva un registro donde puedas ir apuntando los procesos por hacer, cuáles llevan, quien lo está haciendo y para cuándo estará listo.

También en que carpeta se están guardando, de preferencia guarda todos los procesos en una nube y administra los permisos según los usuarios de los procesos. 

2: Porcentaje de avance

Hay que registrar el nivel de avance de cada proceso, manual, formato, documento, etc.

En el índice hay que poner una columna que indique el responsable de la documentación, fecha de entrega y monitorear el avance en documentación.

El responsable, tiene que ser una sola persona, si bien puede haber más personas que ayuden, sólo debe de haber un responsable para documentar cada proceso.

Aquí puedes delegar a tus colaboradores la documentación de los procesos sin embargo siempre tendrán que ser revisados y autorizados el dueño de la empresa.

Cuando la empresa sea ya de un tamaño mediano, (150 o más colaboradores aprox.) entonces se podrá delegar esta función a alguien más, pero mientras esto sucede, el dueño deberá de revisar y autorizar todos los procesos.

Recuerda al documentar procesos hay que hacerlos como si la persona que lo fuera a leer no supiera nada sobre el negocio, si es así de claro y cualquiera puede entenderlo entonces vamos bien.

3: Implementa los Procesos

Revisa de tus procesos cuáles están aún en borrador y cuáles están ya implementados,  esto significa que hay que reunir a todos los involucrados y leerlo en voz alta, que no queden dudas o bien pueden opinar algún cambio o corrección.

Es importante que todos sepan con exactitud que se debe hacer, y empiecen a usar el proceso, tiene que haber un seguimiento y supervisión de que se sigan para que no se queden guardados y que nadie los use.

Esto debe hacerse en sesiones semanales y cada vez que surja un problema hay que remitirse al proceso.

Cada líder de área es responsable de que sus subordinados sigan los procesos, seguramente encontraran resistencia a la implementación, sobre todo si llevan muchos años haciéndolo de la misma manera y no están acostumbrados a seguir procesos documentados.

Te recomiendo que no dejes de leer el libro “el mito del emprendedor” de Michael Gerber, gurú de negocios desde hace muchos años, pero enfocado en Pymes completamente, donde escribe ampliamente sobre este tema.

Administración de Procesos

4: Mejora en Administración de Procesos

Mejora de procesos para una PYME no es lo mismo que para las empresas grandes, la forma más práctica para poder tener las bases de la mejora de procesos es poner una “cuota” fija para esto.

La mejora e innovación a los procesos tiene que hacerse sobre los procesos ya documentados en la empresa, es la única forma en que se podrá implementar un sistema de mejora e innovación de procesos en su empresa.

Lo primero es establecer períodos en el año donde los colaboradores tienen que proponer mejoras a los procesos que se tienen documentados e implementados.

Las cabezas de área, gerentes, supervisores, etc. de cada área que estén involucrados directamente con un proceso serán las responsables de presentar a la Dir. Gral. la mejora en el proceso.

Hay que hacerlo 3 veces al año (cada 4 meses) de preferencia. En estos períodos la empresa se está forzando a sí misma a mejorar sus procesos, y se asegura que las personas están siguiendo los procesos documentados.

Tomar en cuenta de que el hecho de que establezcan estas fechas específicas para presentar mejoras en los procesos documentados no debe impedir que todo el tiempo, los colaboradores de la empresa, propongan mejoras a los procesos existentes en el día a día.

Es común en las empresas que se tengan a colaboradores muy entusiastas que continuamente proponen mejoras en la Administración de Procesos.

Contacta con uno de nuestros asesores
Click to Hide Advanced Floating Content
MASTERCLASS GRATUITO
Cómo generar grandes resultados para Pequeñas y Medianas empresas: del Caos al Profesionalismo
Masterclass