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17 marzo, 2022 por Helpi Mentoring

5 consejos para la Administración de Pymes

marzo 17, 2022 5:59 pm Published by

Vamos a revisar 5 consejos para la Administración de Pymes estos tienen que ver con: visión e indicadores estratégicos, diseño e implementación de procesos, seguimiento puntual a tu flujo de efectivo, comprensión de información financiera real y selección de personal.

1. Diseña una visión y define indicadores estratégicos

Diseña la visión estratégica del negocio, es decir cómo se verá la empresa en el largo plazo, lo recomendable es que sea a 5 años ya que es el mejor horizonte de tiempo para visualizar y medir.

Consiste en escribir un documento muy detallado de cómo se verá la empresa en el futuro, incluimos ventas, margen de ganancias, número de sucursales, número de colaboradores, etc.

Una vez que se tiene esta visión (que puede cambiar en el tiempo) diseñamos como medir cada año y luego cada mes los indicadores de cómo va el avance hacia esta visión. Esto va a servir para no desenfocar la Pyme hacia dónde queremos llegar.

2. Diseña e implementa procesos para Administración de Pymes

Diseñar procesos se refiere a pensar en las principales actividades y documentarlas, ir escribiendo cada paso que se tiene que dar para el logro de la actividad.

Hacer un pequeño diagrama con cuadros y flechas de cómo va el flujo de las actividades y luego detallar en siguientes páginas cada uno de estos pasos, quien debe hacerlo, cuánto tiempo le debe llevar y si se requiere más detalle hacer un manual.

Este documento debe leerse y compartirse con todos los involucrados para que no haya dudas, después todos tienen que seguir ese proceso y tiene que haber un seguimiento y supervisión de que se sigan para que no se queden guardados y que nadie los use.

Este es una de las actividades más importantes dentro de la Pyme, ya que es lo que le va a permitir crecer de forma ordenada.

3. Dale seguimiento muy puntual al flujo de efectivo

El flujo de efectivo no es lo mismo que ventas, el “cash” es tal cual cuánto dinero está entrando a la empresa y es muy importante revisar cuanto está saliendo también.

El efectivo es como la sangre que mantiene viva y funcionando a la empresa y las Pymes son muy sensibles al flujo de efectivo. Para llevar un buen seguimiento al flujo de efectivo, hay que revisarlo cada semana al menos.

Empezar viendo cuanto se tiene de saldo en bancos, luego cuanto proyectamos que va a ingresar en posibles ventas o en clientes por cobrar y cuántos pagos se tienen que hacer tanto de proveedores como de gastos administrativos, nóminas, rentas, etc.

La diferencia de la resta de los posibles ingresos de la semana menos los gastos que se van a hacer nos va a dar el saldo que se proyecta al final de esa semana, para la siguiente tomamos como saldo inicial lo que quedó de la semana anterior.

Administración de Pymes

4. Revisa y comprende a detalle tu información financiera real

Es muy común que los dueños de Pyme desconocen la realidad de su información financiera, lo que pasa es que se envían facturas al contador y este realiza el cálculo de los impuestos a pagar y listo.

Esto es muy importante ya que puede ser que la empresa esté funcionando sin ser rentable, se miden sólo las ventas y la utilidad, pero ser rentable significa que tienes un buen margen de ganancias que permite afrontar los gastos operativos sin problemas, y que estos gastos son realmente los que se tienen que hacer.

Por esto es importante llevar estados financieros que reflejen la realidad de la situación de la empresa que pueden llevarse aparte de la información que se presenta para trámites tributarios.

5. Proceso de selección de personal en la Administración de Pymes

En las Pymes es muy común la práctica que consiste en “contratar rápido y despedir lento” esto significa que cuándo se da una vacante se consigue muy pronto a alguien para que haga el trabajo sin que tenga necesariamente el perfil adecuado o que se tengan las referencias adecuadas.

Luego el problema está en que no se puede despedir a la persona porque no hay quien llene la vacante, esto hace que se produzcan muchos conflictos con otros colaboradores y en el mismo trabajo.

Hay un proceso de selección de personal especializado para Pymes que es el método Top Gradin y que consiste en una serie de entrevistas que van filtrando a los candidatos.

Las entrevistas tienen que hacerlas el jefe directo de la persona a contratar y el director general, esto marca una diferencia importante de las grandes empresas donde los procesos de selección de personal los llevan a cabo el departamento de recursos humanos, pero como lo comentamos anteriormente, no es lo mismo los procesos en Pymes que en grandes empresas. 

Sigue estos 5 consejos de Administración para Pymes.

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