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3 marzo, 2022 por Helpi Mentoring

5 Consejos para la Gestión de Pymes

marzo 3, 2022 5:34 pm Published by

La Gestión de Pymes es muy diferente a como se gestionan las grandes empresas. Los métodos de gestión tradicionales que se enseñan en las universidades están pensados para las grandes empresas y son muy poco aplicables a las Pymes.

Afortunadamente, existen ya metodologías específicamente diseñadas para la gestión de Pymes, exitosamente probadas en muchas Pymes al rededor del mundo. Aquí te damos una probadita de algunas.

Aunque las empresas pequeñas y las empresas grandes pueden operar en el mismo mercado, tienen diferencias importantes que pueden tener un gran efecto en sus operaciones y en su éxito.

Los métodos tradicionales que se enseñan en las universidades para la Administración de Empresas están pensados para las grandes empresas y son muy poco aplicables a las Pymes.

Como dueño de Pyme, seguramente te pasó que de repente tuviste que asumir roles para los que no estabas preparado: Director general, de finanzas, de ventas, de mercadotecnia, de capital humano, de operaciones y te has sentido abrumado tratando de balancear todas esas “pelotas” en el aire esperando que no se te caiga ninguna y sin saber cómo romper esa dinámica.

No te preocupes, no estás solo, es muy común que nos pase a todos los que empezamos un negocio.

Afortunadamente, contamos con autores como Michael E. Gerber (autor de El mito del emprendedor) y Mike Michalowicz (autor de Profit First y El Gran Plan) que se han especializado en diseñar metodologías de gestión para Pymes y han ayudado a transformar a miles de pequeñas empresas en empresas exitosas en todo el mundo. 

A continuación, te compartiremos 5 consejos de estos gurús de las Pymes que te ayudarán en la gestión de tu empresa.

1. ADMINISTRA EFICIENTEMENTE TU TIEMPO

El recurso no renovable más valioso que tiene el dueño de una Pyme es SU TIEMPO. Nunca parece haber suficiente.  El día tiene sólo 24 horas y no hay forma en que podamos añadirle más, así que debes poner mucha atención en dónde y cómo inviertes (o a veces simplemente gastas) tu tiempo.

He aquí un par de consejos para administrar mejor tu tiempo

LLEVA UNA AGENDA Y SÍGUELA

No puedes cambiar lo que no puedes ver, así que, por simple que parezca, el agendar todas tus actividades, TODAS, las de negocio y las personales, te permitirá identificar en qué ocupas tu tiempo y priorizar las cosas importantes y decir que “NO” a todas esas otras actividades que no agregan valor.  Asegúrate de incluir siempre tiempo para el trabajo estratégico, que es el que hará crecer tu negocio y respeta tu agenda.

IMPLEMENTA UN SISTEMA DE JUNTAS EFECTIVAS

Uno de los grandes ladrones de tiempo son las continuas interrupciones que sufrimos durante el día que nos impiden concentrarnos y cumplir con lo que teníamos planeado. Para disminuir al máximo estas interrupciones es de gran ayuda que implementes un sistema de juntas efectivas para resolver todos aquellos temas que necesiten de ti.

Planea juntas operativas con todas tus cabezas de área para revisar pendientes operativos en los que intervienen más de un área. Ten juntas uno a uno con cada cabeza de área para resolver temas puntuales de esa área en específico y, muy importante, incluye juntas para emergencias/interrupciones y acostumbra a tus colaboradores a que sólo en esos espacios de tiempo te podrán interrumpir.   Así tendrás tú el control de tu agenda, y de tu vida, y no al revés.

2. ENTIENDE TUS FINANZAS Y REVÍSALAS PERIÓDICAMENTE

Es muy común que los dueños de las Pymes desconozcan la realidad financiera de su empresa.  Simplemente le envían las facturas al contador para que cumpla con las obligaciones fiscales.  Esto es muy peligroso, pues también los reportes financieros están diseñados para las empresas grandes y no nos permiten ver la realidad de nuestra Pyme. 

Puede ser que la empresa esté funcionando sin ser rentable, que el Estado de Resultados arroje utilidades que simplemente no están en tu cuenta de banco, y que haya semanas en que no tengas ni para pagar la nómina, ¿te ha pasado?.

Por eso, como dueño de Pyme es muy importante que entiendas las finanzas de tu Pyme y que revises periódicamente  1) Tu proyección de flujo de efectivo,  para asegurar que siempre tendrás liquidez suficiente para operar tu negocio; 2)Tu estado de resultados, no sólo con base en la facturación, sino con base en el flujo, para que sepas con certeza cuáles son tus utilidades reales, esas que sí puedes ver en tu cuenta de banco y 3) tu balance general para saber cuánto te deben, cuánto tienes y cuánto debes

Gestión de Pymes

3. HAZ QUE TU EMPRESA FUNCIONE SIN TI: ESTANDARIZA, DOCUMENTA Y SISTEMATIZA

Una situación muy frecuente a la que se enfrentan los dueños de las Pymes es que terminan siendo “esclavos” de su empresa. Terminan trabajando para su empresa en lugar de que su empresa trabaje para ellos. No pueden ni siquiera darse el lujo de tomar unas vacaciones con la familia porque tienen miedo de que el negocio se venga a pique porque ellos no están.

Y, ¿por qué pasa esto?, porque no tenemos la disciplina de definir y documentar claramente todos los procesos que se siguen en la empresa, dejando entonces a criterio de cada colaborador cómo realizar su trabajo.

Michael E. Gerber, uno de los principales gurús en PYMEs a nivel mundial, nos dice en su libro de El Mito del Emprendedor que la solución a esto es pensar en nuestro negocio como un Modelo de Franquicia. Diseñar e implementar procesos que puedan ser replicados por cualquier persona que los lea y que entreguen los mismos resultados una y otra vez.

Crear un negocio que dependa de los sistemas y no de las personas te permitirá tener calidad de vida y la tranquilidad de que tu negocio funcionará aunque tú no estés.

“La clave de cualquier empresa exitosa son los procesos y sistemas efectivamente implementados. Vean por ejemplo a McDonalds, cada restaurante franquiciado opera igual. No importa el lugar, el país, el proceso es el mismo”

Michael E. Gerber

4. TEN UN EQUIPO GANADOR

Para ganar un partido quieres tener a los mejores jugadores en tu equipo, de igual forma, para ganar en los negocios, necesitas contar con los mejores colaboradores, con esos “A players” que te ayudarán a construir una empresa exitosa.  Desafortunadamente, el proceso de reclutamiento y selección de personal es uno de los más olvidados y menos desarrollados en las Pymes.  Contratamos a la persona con apenas una hora de entrevista si bien nos va. 

¿Sabías que, según las estadísticas, alrededor del 50% de las contrataciones a nivel mundial son fallidas y que el costo de una contratación fallida se ha calculado en aproximadamente 10 meses de sueldo de la persona adicional a la liquidación?.

Contratar mal sale muy caro y en las Pymes el impacto de una mala contratación es mayor aún, así que resulta de primordial importancia que tu proceso de reclutamiento y selección de personal asegure que contratarás solo a los mejores (a las personas adecuadas para los puestos adecuados), pero ¿Cómo lograrlo?.

Brad y Geoff Smart en su libro Topgrading, nos proponen una metodología con la que podemos alcanzar niveles del 80% de probabilidad de contrataciones exitosas.

Este sistema se basa en tener una muy clara descripción de puesto y scorecard con objetivos y habilidades específicas que debe tener el candidato y con base en ellos realizar una serie de entrevistas sucesivas para ir descartando a los candidatos que no cumplen y quedarnos solamente con los candidatos correctos.

“¿Cuál es la habilidad de liderazgo más importante que tienes que desarrollar como dueño de una empresa? muy simple, tu capacidad de crear equipos de trabajo extraordinarios, ni más ni menos…”

Brad y Geoff Smart autores del libro Top Grading y expertos internacionales en reclutamiento y selección de personal

5. ENFÓCATE

Mike Michalowicz, autor especializado en Pymes, en su libro El Gran Plan, nos dice que una de las principales causas raíz por la cual la mayoría de las PYMEs no son exitosas y se estancan es LA FALTA DE ENFOQUE. 

La falta de enfoque afecta prácticamente a todas las áreas y aspectos de una Pyme, desde cómo manejar el tiempo hasta falta de enfoque en un nicho de mercado. Creemos que hay que vender de todo a todos y esto es un grave error.

Para tener una Pyme exitosa el enfoque es la clave. No se puede ser bueno en todo. Así como un deportista profesional para ser el mejor se dedica todo el tiempo a entrenar su disciplina específica,  tú tienes que enfocarte en hacer una cosa muy bien, mejor que los demás y entonces las probabilidades de que tengas una empresa exitosa, en crecimiento constante y rentable serán muy altas.

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