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15 febrero, 2022 por Helpi Mentoring

5 términos financieros que toda pyme debe conocer

febrero 15, 2022 6:26 pm Published by

Seguramente todos los días tienes ventas, ha entrado dinero a caja o a bancos  y te sientes muy feliz porque has logrado alcanzar tu meta, ya sea diaria, semanal o mensual de ingresos deseados. ¿Pero consideras estos términos financieros en tu empresa?

Conforme comienzas a hacer los pagos a proveedores, al personal que trabaja para ti, la renta, los servicios y vas viendo como todo ese dinero que ingresó se esfuma y apenas si te queda para pagarte tu propio solario, comienzas a dudar si esta empresa realmente generará las utilidades que estabas esperando.

Si esto te está pasando, tienes que poner mucha atención, porque seguramente al hacer tus cuentas no estás considerando los 5 conceptos o términos financieros que debes vigilar mes a mes en tu empresa.

Aunque debo advertirte, si aún no estableces un objetivo estratégico que refleje qué es lo que quieres lograr, es muy probable que aunque tengas bajo control los costos de ventas, el margen bruto, los activos fijos, los gastos fijos y la utilidad neta, será difícil que logres sentirte satisfecho. Empezamos con los términos financieros:

1. Ventas vs. Ingresos reales

Una de las principales cosas que debes tener siempre en claro es que no es lo mismo la cantidad que logras en ventas que los ingresos reales.  En palabras muy sencillas, el dinero producto de prestar servicio o vender un producto es lo que llamamos ventas.

Vamos a seguir de cerca el caso de Carmen  y Esther, dueñas de una pastelería especializada en fiesta infantiles.  Cada fin de semana tienen un promedio de 10 pedidos, los pasteles son de diferentes tamaños y diseño, por lo que las ventas fluctúan semana a semana.

Para poder trabajar han tenido que hacerse de un conjunto de herramientas: batidora charolas, horno, moldes, espátulas, mesa de trabajo, entre otros instrumentos. Cada vez que tienen que hornear un pastel deben comprar harina, azúcar, huevo, colorantes, leche, saborizantes, betún, grajeas de colores, entre otros insumos.

Al final de cada semana, Carmen y Esther han logrado ingresar a caja una cantidad, producto de la venta, pero todavía no pueden disponer de ese dinero, pues no todo les pertenece, para poder determinar cuáles son realmente sus ingresos, deben primero restar el costo de ventas.

Es decir, aquello que tuvieron que invertir para producir todos y cada uno de los pasteles que elaboraron, porque muy seguramente la siguiente semana tendrán que comprar de nuevo insumos para producir sus pasteles,  y entonces sí, una vez realizada esa resta podrán saber cuánto fue lo que realmente ingresó por concepto de las ventas.

Por lo tanto es muy importante identificar cuáles son los costos de venta.

2. Costo de ventas

Cuando participamos de una cadena de producción o comercialización, invariablemente necesitamos de insumos o de mercancía que adquirimos a través de los proveedores. Aún en el caso de brindar servicios, es muy probable que necesites de ciertos elementos para poder brindar dicho servicio.

En todos esos casos, es muy importante registrar los costos que me implica la  venta del producto/servicio que ofreces. En términos muy prácticos, si tengo ventas, tendré que pagar un costo.

Por ejemplo, en su pastelería, Carmen y Esther, necesitan comprar harina, huevos, mantequilla, leche, azúcar, colorantes, grageas de colores, para elaborar cada uno de sus postres. Esos insumos y sólo esos insumos formarán parte de su costo de ventas. Para cada pastel tendrán que calcular, de acuerdo con la cantidad de insumos que se requieran, el costo de producirlo.

Sin embargo, aunque para elaborar pasteles se requieren charolas, moldes, báscula, energía eléctrica, mesas de trabajo, batidora, horno, instrumentos varios, estos no forman parte de los costos de ventas, porque, aunque no vendan ni un solo pastel, cada uno de esos artículos ya forman parte de un stock fijo, ya fueron comprados y simplemente son parte de los activos fijos de la empresa… y entonces ¿Qué es un activo?

3.  Activo fijo

Uno de los términos financieros, se le llama activo a cualquier artículo o inmueble que es propiedad de la empresa y que utiliza regularmente para operar o producir. Bajo esta definición caben desde una espátula, hasta los automóviles y edificios cuya propiedad es declarada como parte del patrimonio de una empresa.

Para que se le constituya como activo fijo, debió comprarse con capital propio (o producto de un préstamo) y por tanto no puede ser utilizado de manera particular por parte de ningún integrante de la empresa.

Los activos fijos tienen un valor y como tal se registran en un estado financiero llamado Blance General. Dicho valor puede ir disminuyendo con el paso del tiempo, establecido por un factor de uso llamando depreciación.

Los activos fijos y su valor no se toman en cuenta para calcular el costo de ventas, pero si deben considerarse para establecer definir cuál es el patrimonio que tiene la empresa para operar.

Aún cuando la empresa fuese de un único dueño, es importante identificar cuál ha sido el monto invertido en este tipo de activos. En muchas ocasiones los pequeños empresarios compran muchos instrumentos de trabajo, sin necesitarlo, y se llenan de activos fijos, en detrimento de obtener un buen margen de utilidad.

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4. Margen de utilidad bruta

Para asegurar que se tienen ingresos reales que permitirá dar a los dueños de una empresa la certidumbre de poder cumplir con el resto de sus compromisos, como renta, sueldos, pago de servicios, gastos de publicidad, pago de préstamos, es muy importante realizar el correcto cálculo del margen de utilidad que se obtendrá por la venta de cada producto, una vez descontados los costos fijos que implicó venderlo.

En el caso de Esther y Carmen, la venta de cada uno de sus pasteles debe dejarles un margen bruto de ganancia que normalmente se establece en términos de porcentaje. Si se logra dicho porcentaje, la venta total de todos los pasteles de cada semana, les permitirá obtener unos ingresos reales para entonces poder pagar el resto de sus compromisos, que llamamos gastos fijos.

Es muy importante que si vendes más de un producto te asegures que la venta de cada uno de ellos te está dejando un margen de ganancia acorde con dos fuerzas: lo que necesitas internamente y lo que el cliente está dispuesto a pagar. En ocasiones nos vemos forzados a disminuir el porcentaje de ganancia por cada unidad vendida en función de ciertas fuerzas de mercado. 

Por ejemplo, Esther y Carmen saben que si el kilo de pastel lo presupuestan por encima de lo que los compradores pudieran obtener en otro establecimiento, seguramente la cantidad de pasteles que podrían vender sería menor, a menos claro, que su ventaja competitiva (presentación, servicio a tiempo, calidad del alimento) justifique un sobreprecio que el cliente estará dispuesto a pagar.

Cada producto vendido entonces tendrá un margen de contribución que es el resultado del precios al que se vende menos el costo de haberlo producido y el  total de todos los productos vendidos en un periodo, menos el costo de ventas implicado se llamará Margen Bruto.

¿Esther y Carmen podrán disponer para su uso personal del resultado de haber quitado el costo de ventas a los productos vendidos? La respuesta es no, ahora deben pagar los costos fijos de operación.

5. Gastos fijos

Otro de los términos financieros, Se le llama costo fijo a todo aquello que se necesita, y que implica un gasto, para poder producir o brindar un servicio. En este caso hablamos del pago de renta, los salarios de empleados (incluso el salario del dueño o socios) luz, agua, gasolina, gastos de mantenimiento.   

Se les llama gastos fijos porque no importa si tienes o no ventas, de cualquier manera, hay que pagarlos.  Si la venta de pasteles de Carmen y Esther sobrepasa lo que normalmente tienen pronosticado a la semana, será fabuloso, porque tendrán un margen de utilidad bruto mayor y por lo tanto habrá más holgura para poder pagar aquellos gastos que con o sin ventas se tienen que cubrir.

Contar con un margen bruto muy limitado puede llevar a la ruina a cualquier empresa, pues entonces el dinero del que dispondrá para poder pagar los gastos fijos es tan limitado que muy probablemente tendrá que ir eliminando esos gastos, dañando por completo la operación.

Si por ejemplo una empresa se ve en la necesidad de prescindir de algún colaborador, sus actividades tendrán que ser cubiertas por otras personas o incluso por el propio dueño, mermando así la capacidad para gestionar el resto de los aspectos operativos.

Pero también es importante tener los gastos fijos bajo control, que sean los estrictamente necesarios para operar correctamente el modelo de negocio. He conocido dueños de pymes que se entusiasman con la idea de tener una hermosa oficina, con tecnología de punta, bien acondicionada, ocupando una sobrada superficie, cuando quizá no es necesario.

En cambio podría ocupar ese espacio para acondicionar una buena bodega o una sala de atención al cliente que ayude a maximizar el servicio y por tanto agregar valor a la empresa, atrayendo así a más clientes.

Si estás rentando un local te representa un alto porcentaje de tus gastos fijos, pregúntate si en realidad lo necesitas. Algunos de los clientes que han tomado nuestro programa premium, han tomado la decisión de cambiar de local, una vez que han hecho un análisis concienzudo de su estructura de gastos fijos.

términos financieros

Lo que todos deseamos: un alto porcentaje de utilidad

Llegamos así al final de este recuento de los 5 términos financieros que toda pyme debe conocer. La mayoría de los dueños de pymes quieren gozar del producto de su esfuerzo y el trabajo constante, después de todo para eso pusieron una empresa, para poder vivir de sus utilidades. 

Sin embargo las utilidades no van a llegar si no has trazado el adecuado camino, uno que implique un nivel de ventas acorde con el objetivo que quieres lograr, considerando que los costos de ventas representan un porcentaje que tienes que descontar de lo vendido para que puedas entonces disponer de ese ingreso reales para cubrir, los gastos fijos y calcular la utilidad antes de impuestos.

Una vez descontados los impuestos, podrás saber qué utilidad neta ha resultado de tu esfuerzo en un periodo específico.

Si quieres conocer las herramientas con las que puedes llevar una buena contabilidad donde veas reflejada esta película mes tras mes, contáctanos para darte a conocer las opciones que tenemos para ti. Y no olvides monitorear estos 5 términos financieros.

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