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17 diciembre, 2021 por Helpi Mentoring

Gestión financiera: 5 Factores clave para controlar tu Pyme

diciembre 17, 2021 8:10 pm Published by

Aunque no todo emprendedor tiene como prioridad amasar una gran fortuna al momento de diseñar su negocio, no podemos pasar por alto que monitorear permanentemente la gestión financiera de la empresa resulta vital para alcanzar las metas que se haya planteado.

Para nadie es un secreto que el dinero es la sangre que mantiene con vida a una empresa, pues de un correcto manejo del flujo de efectivo depende poder cumplir diariamente con los compromisos adquiridos.

Sin embargo,  no podemos estar  sólo en modo de supervivencia, es necesario darle viabilidad de largo plazo.

Muchos dueños de pymes están acostumbrados a enfocarse en otras áreas y prestar poca atención a las finanzas de la empresa, algunos prefieren poner toda su energía en generar ventas, otros tantos se enfocan en asegurar una adecuada operación, pero realmente poco prestan la correcta atención a los temas financieros. 

Enfoque financiero vs. Enfoque contable

Primero hay que distinguir a qué nos referimos con tener un enfoque financiero, el cual se orienta más hacia la toma de decisiones de largo plazo, o tener un enfoque contable, que se enfoca más en vigilar la liquidez y las decisiones en el corto plazo. Es deber del dueño de una pyme jugar con ambas cartas.

Pero no te asustes, no significa que tengas que convertirte en un lobo de las finanzas, ni que debas estar con la calculadora bajo el brazo todo el tiempo.

Lo que sí es importante es que tenga claridad de los principales indicadores financieros, que conozcas cómo se obtienen y por encima de todo, que los observes de manera continua.

Si tú arpendes esto, podrás delegar en otras personas el generar los documentos financieros necesarios para que puedas interpretarlos y utilizarlos a tu favor.

Pero…¿Qué es eso de finanzas?… en palabras muy sencillas es tener información confiable, oportuna de cómo estás utilizando el dinero, ya sea para invertir, pagar o utilizar a manera de ganancias. 

El dinero no es otra cosa sino la representación de la riqueza que puedes generar o acumular. 

En una empresa el dinero debe ser utilizado para generar mayor riqueza, misma que podrás aprovechar para seguir haciendo crecer tu negocio o para utilizarlo de manera personal.

Hay que tener cuidado con mantener en equilibrio ambas partes. Por eso aquí te comparto 5 factores clave para controlar una adecuada gestión financiera en tu pyme.

1. Vigila el flujo de efectivo

Comencé diciéndote que el dinero es la sangre que mantiene viva a tu empresa y como toda sangre, tiene que estar circulando permanentemente, pero si no vigilas la velocidad con que ingresa el dinero y la velocidad con que sale, seguramente no podrás asegurar la vitalidad de tu empresa.

Digamos que es relativamente fácil tener claridad del dinero que ingresa. Podrías pensar que si vendes mucho, al final del día/semana/mes tendrás mucho dinero, pero esa premisa se cumple si y sólo si tus ventas son al contado.

Sin embargo, una buena cantidad de pymes generan ventas a crédito, por lo tanto las ventas no son equivalentes a la cantidad de dinero que ingresa en un periodo determinado.

De ahí que es muy importante establecer mecanismos para llevar un registro de ventas con base en lo realmente cobrado, es decir, con base en el flujo de efectivo.

Lo mismo sucede con los egresos. Puedes tener muchas facturas por pagar, pero eso no significa que el dinero ha salido de tu chequera.

Llevar un registro de ingresos y egresos con base en flujo es lo mejor que puedes hacer para asegurar que tu empresa cuenta con la liquidez necesaria para hacer frente a tus compromisos diarios, eso es precisamente lo que ayuda a mantener vitalidad.

2. Proyecta el flujo de efectivo para la gestión financiera

Ahora que has entendido la importancia de establecer un registro de ingresos y egresos con base el flujo de efectivo, tienes que dar un segundo paso. Haz un presupuesto semanal basado en flujo de efectivo, tener esa claridad te asegurará que nunca te faltará dinero…¡no es magia, es disciplina!

Si realizar una proyección de ventas cobradas, ya sea porque haces un pronóstico basado en datos relacionados con los que has ido aprendiendo sobre tu negocio o porque tienes ventas comprometidas, tendrás una idea más clara del dinero que ingresará a tu empresa y por lo tanto tendrás mayor control de hasta donde puedes adquirir compromisos.

Por supuesto que, al proyectar los egresos, igualmente por semana, vas a incluir aquellos que son ineludibles como el pago de salarios, incluyendo el tuyo, la renta del lugar, servicios como luz, agua, teléfono, internet.

Una vez que sabes cuánto dinero necesitas semanalmente para cumplir con estos gastos obligados podrás ir proyectando otros pagos como: proveedores, adquisición de otros bienes, inversiones, pago de impuestos, etc…incluso llevar una proyección de flujo de efectivo te ayudará a identificar cuándo tu empresa podría contratar a más personal.

Lo importante es que generes ese presupuesto por un periodo de hasta 12 semanas y que observes qué pasaría si dejaras de recibir dinero, ya sea porque se atrasa la cobranza o porque dejas de vender o qué pasaría si dejaras de pagar algunos conceptos.

En helpicoaching ayudamos a nuestros clientes a dar un seguimiento puntual a la proyección de su flujo de efectivo y esto les está permitiendo mantener con vitalidad a su empresas, generando cada vez una mejor perspectiva de crecimiento.

Gestión financiera

3. Define la estructura de tu estado de resultados mensual

Es muy común que nos encontremos con que los dueños de pymes se desentiendan del estado de resultados mensual. De hecho, pocos le ven una utilidad real, pensando en que eso es un tema que sólo el contador debe dominar para poder definir el pago de impuestos…¡vaya error!

Un estado de resultados es mucho más que cumplir con un requisito fiscal, incluso podríamos decir que no necesitas a un contador para que la entidad hacendaria correspondiente conozca tu estado de resultados, con los actuales sistemas de emisión de facturas la información sobre pago de impuestos prácticamente se calcula sola.

La finalidad de un estado de resultados es brindar información sobre cómo son utilizados los recursos para alcanzar un nivel determinado de utilidades. En él se registran los ingresos obtenidos, se calcula el costo de ventas y los gastos en que se incurre para operar la empresa, dando por resultado el remanente final que se traduce en la riqueza monetaria que se genera un periodo determinado, normalmente de un mes.

Llevar un adecuado estado de resultados está relacionado con el nivel de detalle que necesitas tener para identificar qué productos se mueven más  o qué clientes te compran más.

Te ayudaría también a identificar qué tipo de productos te dejan un mayor margen de utilidad y finalmente te ayuda a gestionar los gastos de operación, de tal manera que sea la menor carga posible y así maximizar utilidades.

Mientras más detallado sea tu estado de resultados, mayores posibilidades tendrás de identificar cómo generar más riqueza, ya sea porque disminuyes costos o porque maximizas margen de utilidad.

4. Cuidado con las ventas a crédito

Seguramente a esas alturas ya te estarás imaginando que hay que tener cuidado con las ventas a crédito. En ocasiones y para algunas industrias, vender a crédito es la única posibilidad de tener clientes, sin embargo, para una pyme este es un tema muy sensible, puede ser incluso un tema de supervivencia.

Ofertar crédito significa que durante un lapso deberás hacerte de recursos para financiar la operación que permita entregar el producto/servicio a tus clientes.

Si son recursos propios, que provienen de utilidades acumuladas, fabuloso; pero si no tienes dichos recursos y necesitas echar mano de préstamos o de sacrificar pago a proveedores, debes repensar tu política de vender apalancado en el crédito.

Es por ello que una adecuada gestión financiera incluye también tener muy claras las políticas para otorgar crédito, estableciendo requisitos muy específicos, montos máximos y plazos que no excedan a tu capacidad de financiamiento.  

De igual forma, es muy importante contar con un adecuado sistema de cobranza, centrado más en el seguimiento que en la persecución.

5. Pon en tu agenda un día y un horario para atender la gestión financiera

No necesitas más que estos factores clave y si los observas bien, tiene que ver con tu capacidad para prestar atención a cómo se mueve el dinero en tu empresa, llevar registro de la información, aunque no tienes que ser tú quien arrastre el lápiz, pero sí tienes que ser tú quien la revise continuamente y tomar decisiones analizando la información.

La gestión financiera de una empresa es más efectiva cuando cada semana estás haciendo una revisión de la proyección de flujo de efectivo, estableciendo las prioridades de pago, vigilando la cobranza y estableciendo topes para ventas a crédito.

Por otro lado, cada mes debes analizar cómo se comportaron las ventas, asegurando que los costos de venta te den un holgado margen de operación y si el nivel de gasto operativo está bajo control.

Sólo así podrás darte cuenta si tu empresa está generando las utilidades deseadas.

Aunque quiero enfatizar que lo que veas como utilidades podría no ser equivalente a lo que tengas en chequera, pues si estás vendiendo a crédito, habrá una diferencia entre las utilidades reportadas en el mes vs. la liquidez real.

Es por ello que es muy importante tener cuidado con a quién le otorgas crédito y por cuánto tiempo.

La gestión financiera no es un asunto de hombres de corbata alrededor de una mesa que se la pasan viendo gráficas, la gestión financiera es mucho más práctica de lo que imaginas: revisar ingresos, revisar egresos, revisar flujo de efectivo y asegurar que los gastos de operación está en el nivel que has planeado.

Si tú haces esto semana tras semana, mes tras mes, con disciplina, te aseguro que habrás logrado dotar de sangre fresca y abundante a tu empresa.

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