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29 octubre, 2021 por Helpi Mentoring

Pasos para documentar e implementar procesos en pequeñas/medianas empresas

octubre 29, 2021 4:28 pm Published by

Se ha demostrado que la implementación de procesos tiene un impacto muy importante en la profesionalización y organización de una Pyme, se ha demostrado que el modelo de negocios que mejor funciona es aquel en el que el cliente tiene siempre la misma experiencia cada vez que se acerca a nuestro negocio. Conoce los pasos para lograr una documentar e implementar procesos.

Paso 1. Identificar procesos

Haz una lista primero de las áreas principales de tu negocio, identifica aquellas que más problemas tienen en el sentido de que afectan más las ventas, la atención a los clientes, que más dolores de cabeza te provocan en el sentido de que tus colaboradores te interrumpen todo el tiempo para preguntarte como hacerlo o como resolver un problema.

De esas áreas empieza una lista con los procesos principales que se llevan a cabo en el área e idéntica cuál será el primero, el más crítico por el que van a empezar a documentar.

Lleva un registro donde puedas ir apuntando los procesos por hacer, cuáles llevan, quien lo está haciendo y para cuando estará listo. También en que carpeta se están guardando, de preferencia guarda todos los procesos en una nube y administra los permisos según los usuarios de los procesos.  

Después habrá que documentar todas las actividades de la empresa, pero poco a poco y área por área. Documentar e implementar procesos es una actividad que lleva tiempo y paciencia pero los resultados son enormes.

Paso 2. Documentar procesos

Investiga o crea los formatos adecuados, los procesos son una serie de pasos que se tienen que dar para llegar a un resultado deseado, estos pasos deben estar por escrito en un formato donde se pueda ver un sencillo diagrama de flujo con los pasos resumidos.

Luego en un esquema donde se detallen los pasos uno por uno ya con mucho más detalle, poniendo quien es el responsable, la frecuencia con la que se debe llevar a cabo ese paso y el tiempo de ejecución, además de una tabla donde se detalle lo que se necesita para llevar a cabo el proceso, equipo, instalaciones, suministros, etc.

Al final, poner un espacio con los estándares del proceso, es decir aquellas cosas que se quieren reforzar del proceso. Otros documentos muy importantes también son los  manuales, estos son documentos muy detallados que se tienen que hacer en caso de que un proceso sea muy largo o necesite más detalle, en los manuales se pueden incluir fotos, capturas de pantalla o incluso videos.

Muy frecuentemente también será necesario crear documentos, registros, formatos, etc. Que se usen para ejecutar los procesos.  Al documentar procesos hay que hacerlos como si la persona que lo fuera a leer no supiera nada sobre el negocio, si es así de claro y cualquiera puede entenderlo entonces vamos bien.

documentar e implementar procesos

Otra cosa muy importante es definir quién va a ser responsable de documentar el proceso, tiene que ser una sola persona, si bien puede haber más personas que ayuden, solo debe de haber un responsable para documentar cada proceso.

En este sentido se puede delegar a algunos colaboradores la documentación de los procesos sin embargo siempre tendrán que ser revisados y autorizados por el dueño de la empresa. Cuando la empresa sea ya de un tamaño mediano, (150 o más colaboradores aprox.) entonces se podrá delegar esta función a alguien más, pero mientras esto sucede, el dueño deberá de revisar y autorizar todos los procesos.

Paso 3. Implementar procesos

Cuando se termina de documentar e implementar procesos o manuales, hay que implementarlo, para esto hay que reunir a todos los involucrados y leerlo en voz alta, que no queden dudas, en esta parte pueden opinar algún cambio o corrección, es importante que todos sepan con exactitud que se debe hacer, y empiecen a usar el proceso, tiene que haber un seguimiento y supervisión de que se sigan para que no se queden guardados y que nadie los use.

Esto último debe hacerse en juntas semanales de seguimiento, sobre todo al principio cuando se está empezando con la cultura de procesos.

Hay que estar atentos porque puede ser que haya mucha resistencia a la implementación de procesos, en primer lugar, porque puede ser bastante tedioso incluso aburrido el documentar procesos.

Para una correcta implementación de procesos, todos en la empresa deben documentar procesos, cada área es responsable del diseño, la documentación y la implementación de los procesos de su área.

Te recomiendo que no dejes de leer el libro “el mito del emprendedor” de Michael Gerber, gurú de negocios desde hace muchos años, pero enfocado en Pymes completamente, donde escribe ampliamente sobre este tema.

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