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26 agosto, 2021 por Helpi Mentoring

Los mejores CRM gratuitos para Pymes

agosto 26, 2021 3:19 pm Published by

Tener una empresa B2B resulta en un gran reto, el cuál se acrecienta si se trata de una micro o una pequeña empresa, pues con muy pocos recursos se tiene que lograr un nivel de ventas que asegure la viabilidad del negocio, tanto en logística como financieramente. Por un lado es imprescindible mantener un nivel de inventario óptimo que permita satisfacer las expectativas de los clientes a tiempo, sin comprometer recursos monetarios más allá de los disponibles.

Una de las maneras de lograr el equilibrio óptimo es utilizar la tecnología para dar un seguimiento lo más exacto posible al proceso de venta, de tal suerte que se logre identificar oportunidades de venta, cerrarlas y hacer entregas que representen la satisfacción de cada cliente y con ello lograr lealtad y recompra continua: eso suena al paraíso hecho realidad.

Un sistema CRM es ese instrumento que hará que tu empresa logre crear el perfecto seguimiento que apoye el trabajo de tus vendedores. Pero no todos los CRMs son iguales, prepárate para tener elementos para identificar al mejor CRM gratuitos para Pymes.

¿Qué es un CRM?

Por sus siglas en inglés, un Customer Relationship Manager (Gestión de la Relación con el Cliente), es una herramienta tecnológica que permite centralizar en una única Base de Datos todas las interacciones entre una empresa y sus clientes. Para que realmente pueda ser de utilidad suele alojarse en un servidor, de tal manera que todos los que participan a lo largo del proceso de venta, puedan acceder a él desde diferentes dispositivos.

Sin duda alguna, toda empresa maneja una base de datos de sus clientes, especialmente de aquellos que son frecuentes. Esto aplica tanto para empresa B2B como para B2C Se puede tener una base de datos a manera de listado en un cuaderno, en un archivo, en un directorio incluso.

Pero si esa base de datos es controlada sólo por una persona dentro de la empresa, lo que sucederá es que las opciones de contacto con los clientes se limitan a las posibilidades de tiempo y recursos de una sola persona. Es por ello que utilizar una base de datos alojada en un servidor permite mayor flexibilidad, interacción con el cliente y menos dependencia de una sola persona.

Ese es uno de los principios desde los cuales operan los CRM gratuitos para Pymes, la posibilidad de acceder a la información desde diferentes lugares, de manera simultánea y para diferentes fines.

Pero no te confundas, un CRM no sólo es una base de datos; es un conjunto de herramientas que permite gestionar la interacción con cliente: seguimiento a llamadas, correos e interacciones personales; envío de cotizaciones, registro de compras, sistemas de cobro, alertas para enviar encuestas, mailings de marketing  y todo aquello que se te ocurra integrar  a tu proceso de venta. 

De ahí que se convierte en una herramienta de gestión imprescindible para asegurar no sólo las ventas deseadas, sino también la satisfacción de tus clientes. Recuerda que un cliente satisfecho termina por convertirse en tu mejor promotor.

¿Qué hace a un CRM una buena herramienta?

Si comienzas a buscar CRM gratuitos para Pymes, te vas a encontrar con muchas opciones, algunos desarrolladores incluso te ofrecerán que pueden diseñarte una herramienta a tu medida, sin embargo nuestra experiencia nos dice que en el mercado existen ya empresas que ofrecen estas aplicaciones de manera prediseñada y que se pueden adaptar a prácticamente cualquier tipo de industria.

Todas tienen alojados sus servicios en la nube y en muchas ocasiones ofrecen una versión gratuita, que puedes utilizar con ciertas limitaciones.  En caso de ir requiriendo más funcionalidades podrás obtenerlas en la versión de paga.

Te comparto aquí, qué puntos debes considerar para elegir un buen CRM, no importando a qué se dedique tu empresa:

CRM gratuitos para Pymes
  • Base de datos amigable y fácil de utilizar: La materia prima de un CRM es la información de tus prospectos y clientes y muy seguramente cualquier CRM tiene una buena función de almacenamiento de datos, sin embargo, al elegir uno que funcione para tu empresa, asegúrate que la manera como se presentan los datos es lógica, fácil de acceder, amigable. Esto tiene mucho que ver con cómo están dispuestos visualmente los campos y que las diferentes formas como puedes acceder a la información es sencilla.
  • Seguimiento de interacción: un CRM debe ayudarte a gestionar la relación con el cliente, por lo tanto es importante que puedas identificar con facilidad la historia que han construido: las compra que realiza, con qué frecuencia, su historia de pagos, las cotizaciones que aprueba y las que rechaza, el tiempo que tarda en decidir la compra. Y por supuesto que el acceso a esa información sea amigable y sencilla.
  • Integración con otras herramientas de comunicación: principalmente con la posibilidad de envío de correos electrónicos o de mensajería instantánea de manera masiva. Una de las funcionalidades más importantes para el área de ventas es poder enviar a un conjunto de prospectos correos para comunicar información relacionada con novedades, promociones, recordatorios de pago y muchas otras comunicaciones que si se realizan de manera individual consumen mucho tiempo.
  • Integración con herramientas de cierre de ventas: es imprescindible que un CRM pueda gestionar también pagos, cobranza, emisión de facturas, reportes de ventas. Pero además debe permitirte dar seguimiento a cotizaciones y el historial de estas a fin de lograr el cierre de ventas.
  • Integración con herramientas para gestión de inventarios: si bien los CRM nacieron como una herramienta de gestión con clientes, hoy por hoy  ofrecen la posibilidad de acumular información que permite identificar un manejo óptimo de inventarios, de tal suerte que podrías lograr hacer un manejo muy eficiente de tus recursos financieros teniendo un stock de productos que corresponda a las necesidades, gusto y preferencias de tu nicho de mercado.
  • Generación de reportes e informes: los CRM acumulan una gran cantidad de información, la cual bien utilizada resulta ser oro molido para la toma de decisiones. Así que hay que sacarle jugo a la información y esto se logra teniendo un buen módulo de generación de reportes: prospectación, cotizaciones generadas, tiempo de cierre de ventas, monto de venta promedio por cliente, tipo de producto con alta y con baja rotación.

¿Qué herramientas podrían ofrecerte una buena opción?

Si tú realizas una búsqueda de los mejores CRM gratuitos para Pymes que hay en el mercado, encontrarás un sinfín de opiniones, algunos especialistas tienen un enfoque hacia la funcionalidad de la herramienta, otros hacia la robustez de sus módulos, otros más privilegiarán aspectos del servicio que otorgan sus creadores.

Lo que sí te puedo decir que hay algunos nombres que son una constante, entre ellos destacan los siguientes:

  • Zoho CRM:  Si estás llevando a tu empresa a un entorno en donde la estrategia de marketing es predominantemente digital, esta puede ser una gran herramienta, pues permite una excelente integración con redes sociales, correo electrónico y chat en vivo. Por otro lado, tiene una presentación muy amigable para la generación de reportes.
  • HubSpot CRM:  Si tu empresa tiene una gran cantidad de clientes, esta puede ser una excelente opción, pues la versión gratuita permite el almacenamiento de hasta 1 millón de contactos. Además, cuenta con versátiles opciones de integración a módulos de ventas y seguimiento.
  • Freshworks CRM:  Es un tipo de CRM un poco más limitado, pero muy orientado a empresa que requieren hacer un seguimiento telefónico a una gran cantidad de clientes. Su manejo es muy intuitivo y nada complicado de utilizar. Es un CRM pensado para empresas B2C, sin embargo, en las últimas versiones ha integrado módulos de gestión de tareas para fortalecer el área de ventas y estrategias de marketing.
CRM gratuitos para Pymes

Lo que no debes olvidar al elegir un CRM

He querido limitar las recomendaciones sólo a tres posibilidades, seguramente encontrarás sitios que te den referencias de muchos otras opciones. Te invito a que la analices y que sobre todo tengas claridad de para qué necesitas gestionar la relación con tus clientes antes de decidirte por alguno.

No obstante hay algo que no debes olvidar. El CRM es sólo la herramienta tecnológica, por sí misma no hará el trabajo. Conozco a muchas empresas que adquieren un CRM gratuitos para Pymes y apenas utilizan un 10% de sus funcionalidades. Elijas la opción que elijas, todo el personal involucrado debe capacitarse para utilizar cada uno de los módulos que lo componen. 

Todos dentro de la organización deben aprender a trabajar en equipo y establecer una buena comunicación entre ellos, pero sobre todo, deben tener muy claro el proceso completo de  venta, desde que se tiene contacto con un cliente hasta la entrega del producto o servicio que ha adquirido.

Un CRM es sólo la herramienta tecnológica que te ayudará a lograr que tu proceso de venta se cumpla. Por lo tanto debes trabajar primer en tener claro el proceso de venta y después elegir la  herramienta que más te funcione, sólo así sabrás que le sacarás el máximo de provecho.

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