helpimentoring.com
3 agosto, 2021 por Helpi Mentoring

4 ventajas de documentar procesos en una pyme

agosto 3, 2021 9:08 pm Published by

¿Qué pasaría si en tu negocio pudieras eliminar esos errores que se repiten una y otra vez? Si bien, documentar un proceso en una pyme o comenzar a hacerlo, es una tarea que llevará su tiempo y sobre todo requerirá reunir información y si tu ya no eres la persona que lleva directamente esa tarea, seguro dependerá de alguien más pero tú, como dueño de una pyme podrás revisar y autorizar pero finalmente podrás ver las ventajas y verás como se comienza con la profesionalización de tu empresa.

Antes de comenzar a mostrarte las ventajas que tiene el documentar procesos en una pyme, déjame platicarte algunos conceptos importantes:

¿Qué es la documentación de procesos?

La documentación de procesos quiere decir el comenzar a implementar y llevar un registro de una actividad dentro de tu empresa, desglosando paso a paso el proceso a seguir para eliminar incertidumbre, errores entre los mismos colaboradores.

¿Qué es un proceso?

Según el diccionario, es un conjunto de operaciones que se somete algo para transformarlo o elaborarlo. Seguro ahora te estás preguntando, ¿Cuántos procesos tiene una empresa? ¿Qué procesos son los que puedes documentar?

Y la respuesta es, todo lo que puede afectar a tu empresa está bien hacerlo, probablemente ahora estás pensando en algunos procesos que son vitales para tu negocio para llevar una excelente administración y comenzar a sistematizar tu empresa. Todas las empresas tienen procesos que se repiten, comienza a pensar cuáles son aquellos vitales y que pudieras darles prioridad.

documentar procesos en una pyme

¿Cuáles son las 4 ventajas de documentar procesos en una pyme?

Es el momento de compartirte las ventajas de comenzar a documentar procesos en una pyme.

1. Tendrás personal más enfocado y motivado

Por fin se acabará la incertidumbre sobre saber si los colaboradores están brindando el mismo servicio que un colaborador estrella como tú, al ser el mejor vendedor o colaborador de tu negocio sabes qué tipo de servicio quieres que se brinde en tu empresa y al documentar cada uno de tus procesos podrás cerrar espacios entre la calidad del servicio, la certidumbre delos colaboradores, créenos que tendrás grandes beneficios a partir del momento en el que comiences a implementar y sobre todo, como parte de una excelente administración de tu negocio.

2. Reducirás el tiempo que actualmente dedicas a las tareas

Al acabar con espacios de duda entre los mismos colaboradores, podrás reducir y estandarizar el proceso para que todos hagan tal cual viene en el proceso, claro que se puede revisar con cierta frecuencia ese proceso para seguirlo complementando, pero seguramente verás que a partir de la ejecución tendrás una mejora en la administración de tu negocio.

De igual forma, al reducir el tiempo en las tareas también verás cómo optimizas los recursos que se designan para una tarea. En ocasiones, los colaboradores no saben que cómo sacar el mejor provecho o bien, al estandarizar una tarea reducen el tiempo de uso de los recursos lo cual se verá reflejado en los gastos de la empresa. ¿Qué te parece ahorrar?

documentar procesos en una pyme

3. La empresa se convertirá en una empresa que aprende constantemente

Cuando los colaboradores y las cabezas de área comienzan a aterrizar junto con el director de la empresa, todos los procesos, se convierte en una capacitación en un primer nivel para las cabezas de área y posteriormente para todos los colaboradores, definitivamente impactará en el crecimiento y la detección de áreas de oportunidad, pero también comienza a ser un aprendizaje continuo para todos los colaboradores quienes constantemente tendrán ganas de seguir mejorando para tener una profesionalización de la empresa.

4. Se terminan las respuestas múltiples

Con un proceso desglosado y diagramado se tendrán todos los caminos posibles, habidos y por haber que ayudarán a profesionalizar la empresa y con esto, saber realmente todos los escenarios posibles para que se tomen las decisiones adecuadas y asertivamente.

Se anticipará a la reacción porque se conocerán y analizarán todas las opciones. ¿Qué te parecería tener la tranquilidad de que todos saben qué hacer y cómo hacerlo? ¡Claro que da un respiro! ¿no crees?.

Como pudiste ver, ahora ya tienes algunas de las ventajas para comenzar a profesionalizar tu pyme implementando procesos. ¿Cuándo comenzar? Ahora mismo, comienza a ver las ventajas de comenzar a administrar tu empresa.

Contacta con uno de nuestros asesores
Click to Hide Advanced Floating Content
MASTERCLASS GRATUITO
Cómo generar grandes resultados para Pequeñas y Medianas empresas: del Caos al Profesionalismo
Masterclass