La importancia del Flujo de Efectivo en Pymes
junio 30, 2021 7:10 pmCon mucho entusiasmo Fanny convenció a su familia de iniciar un negocio: una mueblería. Había conseguido excelentes proveedores que le darían hasta 90 días para pagar, haciendo un pedido mínimo de quinientos mil pesos, dejando un depósito de sólo el 10%.
Así pues, parecía bastante atractivo que con tan sólo $ 50,000.00 pudiera contar con una bonita exhibición de todo tipo de artículos. Rápidamente, hicieron manos a la obra y en menos de cuatro semanas habían montado un vistoso local que iniciaba operaciones en una zona bastante concurrida.
Al cabo de tres meses, las ventas habían sido muy buenas, aunque no se había vendido todo, era necesario resurtir por lo menos el 70% del inventario, sin embargo, más de la mitad de la mercancía había sido vendida a crédito y en caja apenas si contaban con poco más de trescientos mil pesos.
Los gatos de renta, agua, luz, internet más la inversión en publicidad ascendía a $ 120,00.00 y era necesario cumplir con el compromiso contraído con el proveedor…¿de dónde iban a sacar más de $ 250,000.00 para continuar una buena relación comercial con los fabricantes de muebles?, ¿tendría que recurrir a un préstamo?, Fanny comenzó a dudar que vender muebles fuera un buen negocio.
Muchos emprendedores, así como Fanny, se topan con este tipo de inconvenientes. Están convencidos de que el negocio o empresa que están iniciando les permitirá obtener los ingresos necesarios para obtener utilidades y además lograr reinvertir para continuar un círculo virtuoso que los haga crecer e incrementar sus ganancias.
Sin embargo, lo que más falla es la proyección de las entradas y salidas de dinero que les permita operar sin tantos sobresaltos y esto no sucede sólo entre los nuevos emprendedores, sucede todo el tiempo aún en las pymes que tienen ya algunos años de existencias y esto es porque no han comprendido la importancia del flujo de efectivo en Pymes.
¿Qué es el flujo de efectivo?
Es uno de los conceptos más sencillos de entender. Se trata de tener un control del dinero que realmente ingresa a la empresa y el dinero que realmente egresa. Quiero resaltar que realmente entra y sale.
Un niño que pone sus “tiendita de dulces” comprende perfectamente esto; con sus ahorros va a la dulcería, compra chocolates, paletas, chicles hasta donde le alcanza el dinero y luego los vende entre sus amigos.
Si vende todo, entonces contará el dinero ganado y se dará cuenta que el dinero que tenía inicialmente se incrementó, pero si no vende todo, se dará cuenta que tiene que esforzarse para al menos lograr tener lo que tenía antes de ir a comprar todos los dulces.
Este escenario podría ser irrisorio, muchos sabemos que en la vida de los adultos, cuando tenemos una pyme, solemos otorgar crédito a algunos clientes y que aunque registremos ventas, éstas no forzosamente representa dinero sonante y constante y es ahí en donde es necesario llevar un excelente control, y además proyección, de flujo de efectivo, a fin de no comprometer los recursos financieros más allá de los necesario y que obligue a recurrir a adquirir deuda.
La diferencia entre registrar y proyectar
En tu empresa puedes registrar el flujo de efectivo, de hecho, es necesario hacerlo para dar cuenta de los gastos que se hicieron y de los ingresos reales que se tuvieron.
En todo caso será una información histórica que te permitirá tomar decisiones para futuros meses, los datos del flujo de efectivo del mes anterior te servirán para hacer un presupuesto lo más realista posible, además de que te ayudará a explicar porque en tu bolso se ve, o no, reflejado el dinero que esperabas obtener en un periodo determinado.
Sin embargo, es mucho más útil proyectar el flujo de efectivo de tus operaciones, lo cual es diferente que hacer un presupuesto. Cuando proyectas, lo haces teniendo información muy concreta de los ingresos esperados y también de los gastos realmente planeados.
Lo pondré en estos términos, proyectarás las ventas con base en aquello que tienes comprometido y quizá jugarás un poco con tus ventas planeadas, sabiendo que tus esfuerzos de venta están muy bien enfocados, pero sobre todo deberás proyectar muy bien los pagos que tengas que realizar, me refiero a las facturas a proveedores que tengas por pagar, a tus gastos mensuales fijos como salarios, renta, agua, luz, telefonía, entre otros.
Si después de hacer esta proyección te das cuenta de que en un periodo determinado tus gastos exceden al dinero que realmente va a ingresar a tu empresa, deberás tomar decisiones importantes, algunas de ellas pueden ser acelerar la cobranza (si es que vendes a crédito), incrementar las ventas o bien postergar el pago de algunos compromisos.
¿Qué herramienta utilizar para proyectar el flujo de efectivo en Pymes?
No necesitas complicarte la vida, puedes utilizar una hoja de cálculo, puede ser a dos columnas o puede ser que tengas dos segmentos, uno para ingresos y otro para egresos. Podrías incluso utilizar un libro de mayor para ir registrando entradas y salidas, pero definitivamente ese método resulta poco práctico cuando la información es dinámica.
Lo importante es que tengas claridad de los periodos con base en los cuales irás realizando tu proyección de flujo. En algunas pymes es importante que la proyección sea diaria, especialmente si los compromisos por cumplir son muy puntuales en el día a día.
No obstante, en Helpicoaching recomendamos que la proyección de flujo de efectivo en Pymes sea semanal, pues esto da la suficiente visibilidad para anticiparse a cualquier eventualidad que ponga en riesgo la viabilidad financiera de la empresa.
La proyección de flujo de efectivo en Pymes debe hacerse a 8 semanas, tiempo suficiente para que las decisiones de cómo ocupar el dinero impacten de manera positiva, especialmente cuando estamos otorgando créditos.
De hecho hacer este tipo de proyecciones puede ayudarte a establecer la capacidad máxima que tienes para otorgar créditos y la capacidad máxima que tienes para adquirir deuda con tus proveedores.
Si pensamos de nuevo en Fanny y su negocio familiar, antes de haber otorgado crédito a sus clientes, habría sido necesario proyectar a 12 semanas los ingresos que estaría recibiendo semana tras semana a fin de establecer un tope o un conjunto de condiciones que le permitirá tener la suficiente liquidez para que en el mismo periodo de 12 meses pudiera hacer frente a sus diferentes compromisos.
Incluso podría haber establecido un acuerdo diferente con sus proveedores a fin de no dejar que se acumular todo el monto a pagar en un solo periodo.
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