helpimentoring.com
25 junio, 2021 por Helpi Mentoring

3 Claves para estandarizar una Pyme

junio 25, 2021 6:28 pm Published by

En los últimos años se ha demostrado que el modelo de negocios que mejor funciona es el prototipo de franquicia, es decir, que el cliente tenga siempre la misma experiencia cada vez que se acerca a nuestro negocio. Para lograr esto es de suma importancia estandarizar todos los procesos de la Pyme. ¿Cómo lograr esto?

3 Claves para estandarizar una Pyme

1. Identificar procesos

Piensa en todas las actividades que haces en tu Pyme, en todas las áreas. Haz una lista primero de las áreas principales de tu negocio, luego identifica aquellas que más problemas tienen en el sentido de que afectan más las ventas, la atención a los clientes, que más dolores de cabeza te provocan en el sentido de que tus colaboradores te interrumpen todo el tiempo para preguntarte como hacerlo o como resolver un problema.

De esas áreas empieza una lista con los procesos principales que se llevan a cabo en el área e idéntica cuál será el primero, el más crítico por el que van a empezar a documentar.

estandarizar una Pyme

Después habrá que documentar todas las actividades de la empresa, pero poco a poco. Lleva un registro donde puedas ir apuntando los procesos por hacer, cuáles llevan, quien lo está haciendo y para cuando estará listo. También en que carpeta se están guardando, de preferencia guarda todos los procesos en una nube y administra los permisos según los usuarios de los procesos.  

2. Documentar procesos

Hay que usar los formatos adecuados, los procesos son una serie de pasos que se tienen que dar para llegar a un resultado deseado, estos pasos deben estar por escrito en un formato donde se pueda ver un sencillo diagrama de flujo con los pasos resumidos y luego un esquema donde se detallen los pasos uno por uno ya con mucho más detalle, con quien es el responsable, la frecuencia con la que se debe llevar a cabo ese paso y el tiempo de ejecución, además de una tabla donde se detalle lo que se necesita para llevar a cabo el proceso, equipo, instalaciones, suministros, etc.

estandarizar una Pyme

Por último los estándares del proceso, es decir aquellas cosas que se quieren reforzar del proceso. También documentar manuales detallados en caso necesario cuando un proceso es muy largo o necesita más detalle, en los manuales se pueden incluir fotos, capturas de pantalla o incluso videos.

También será necesario crear documentos, registros, formatos, etc. Que se usen para ejecutar los procesos.  Al documentar procesos hay que hacerlos como si la persona que lo fuera a leer no supiera nada sobre el negocio, si es así de claro y cualquiera puede entenderlo entonces vamos bien.

Otra cosa muy importante es definir quién va a ser responsable de documentar el proceso, tiene que ser una sola persona, si bien puede haber más personas que ayuden, solo debe de haber un responsable para documentar cada proceso.

Aquí puedes delegar a tus colaboradores la documentación de los procesos sin embargo siempre tendrán que ser revisados y autorizados el dueño de la empresa. Cuando la empresa sea ya de un tamaño mediano, (150 o más colaboradores aprox.) entonces se podrá delegar esta función a alguien más, pero mientras esto sucede, el dueño deberá de revisar y autorizar todos los procesos.

3. Implementar procesos

Una vez documentado el proceso hay que implementarlo, esto significa que hay que reunir a todos los involucrados y leerlo en voz alta, que no queden dudas o bien pueden opinar algún cambio o corrección, es importante que todos sepan con exactitud que se debe hacer, y empiecen a usar el proceso, tiene que haber un seguimiento y supervisión de que se sigan para que no se queden guardados y que nadie los use.

Puede ser que haya mucha resistencia a la implementación de procesos, en primera instancia porque puede ser bastante tedioso incluso aburrido el documentar procesos y la sugerencia en la metodología es que todos en la empresa deben documentar procesos cada área es responsable del diseño, la documentación y la implementación de los procesos de su área.

estandarizar una Pyme

Te recomiendo que no dejes de leer el libro “el mito del emprendedor” de Michael Gerber, gurú de negocios desde hace muchos años, pero enfocado en Pymes completamente, donde escribe ampliamente sobre este tema. Ahora ya conoces las 3 Claves para estandarizar una Pyme.

Tags:

Contacta con uno de nuestros asesores
Click to Hide Advanced Floating Content
MASTERCLASS GRATUITO
Cómo generar grandes resultados para Pequeñas y Medianas empresas: del Caos al Profesionalismo
Masterclass