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10 junio, 2021 por Helpi Mentoring

5 Consejos que te ayudarán a mejorar tus Finanzas Pyme

junio 10, 2021 7:13 pm Published by

Para nadie es un secreto que la sangre que hace vivir a una empresa es el dinero, incluso cuando hablamos de organizaciones sin fines de lucro es necesario contar con una adecuada administración de los recursos financieros.

Por ello por lo que no podemos dejar a la suerte o al “haber si sale” la gestión de los ingresos y los egresos.  Así que aquí te compartimos 5 consejos sumamente sencillos y prácticos que te ayudarán a mejorar la gestión de tus finanzas pyme.

1. Proyecta el flujo de efectivo de tu empresa

La sangre que le da vida a tu empresa es el dinero, es muy importante que tengas control sobre el flujo de caja. Esto significa tener claridad de lo que está ingresando día a día, realizando un resumen semanal y mensual de tus ingresos, pero ¡eso no es suficiente!, no basta con sólo registrar cuánto dinero está entrando a la empresa.

Es crucial proyectar los egresos que necesitarás hacer semana tras semana, teniendo claridad de cuáles serán las necesidades de efectivo que la empresa tendrá a fin de no comprometer tus recursos más de lo necesario.

Registrar lo que vas gastando y lo que vas ganando no es suficiente, es necesario proyectar hacia el futuro cuánto planeas vender y cuánto planeas invertir, gastar o comprometer de aquello que va a ingresar a tu empresa.

Es muy importante distinguir lo que planeas vender de lo que planeas realmente cobrar. Muchas empresas venden a crédito y llevar un buen control en la cobranza puede ser la diferencia entre la vida y la muerte.

Si estás vendiendo a crédito, tienes que proyectar cuándo es que ese dinero realmente va a entrar a las arcas, porque sólo hasta entonces podrás disponer de efectivo para realizar los pagos de tus compromisos, desde la nómina hasta el pago a proveedores o incluso préstamos.

Finanzas Pyme

Luego entonces, no basta con ir teniendo un registro contable diario de lo que está pasando, es necesario visualizar escenarios sobre lo que esperas que pase, es como hacer un presupuesto de flujo de efectivo.

Cuando realmente adquieres esa disciplina, sin duda nunca tendrás problemas de liquidez, porque podrás darte cuenta de cuánto puedes comprometer financieramente a tu empresa y a qué plazos.

2. Establece tus metas de ventas y utilidades

Proyectar tus ingresos y egresos implica algo fundamental, trabajar con base en metas de ventas y de las utilidades que deseas obtener, buscando que exista realmente un equilibrio entre el esfuerzo invertido en lograr ventas y el dinero que al final de un periodo se logra retener como utilidad.

Existen muchas empresas que tienen grandes cantidades en ventas, diría que hasta millonarias, pero que al término de un mes sólo consiguen incrementar su nivel de endeudamiento.

Lo anterior puede tener dos explicaciones: o bien tienen un pésimo sistema de cobranza y no logran recuperar efectivo o tienen una estructura de costos y gastos que rebasa el monto de ventas.

Para establecer tu meta de ventas hay que poner en juego varios factores: el precio de tu producto, tu capacidad para mover un cierto volumen y por supuesto  tus estrategias de marketing. 

Sin embargo para establecer tu meta de utilidades (y cumplirla) debes hacer una revisión minuciosa de tus gastos fijos, tu no podrás obtener utilidades si tus gastos fijos son matemáticamente iguales al margen de utilidad que te dejará vender tus productos/servicios.  Revisa si cada uno de los gastos fijos realmente son necesarios para la operación de la empresa.

Finanzas Pyme

Por gastos  fijos me refiero a conceptos como: nóminas, renta, agua, luz, telefonía, gasolina, consumibles operativos, seguros, etc. Pero ten cuidado, no incluyas en los costos fijos de tu empresa conceptos que estén relacionados con tus gastos personales, es un error muy grande pretender que la empresa sostenga tu estilo de vida y al mismo tiempo estar observando utilidades muy bajas o incluso utilidades negativas.

3. Haz un presupuesto de tus ventas y tus gastos

Hacer un presupuesto anualizado de ventas y gastos está totalmente relacionado con el punto anterior. Si bien es importante tener un conjunto de metas de ventas y utilidades, no es suficiente para asegurar que las cosas realmente resulten favorables.

El primer paso es tener claridad en las metas que deseas alcanzar, el siguiente paso es desglosar rubro por rubro qué si puedes gastar y qué o para alcanzar dichas metas. ¿recueras que te mencioné lo costos fijos?, pues bien, se les llama fijos porque prácticamente se mantienen constante a lo largo de diferentes periodos.

Los presupuestos se establecen mensualmente y se componen de diferentes partes, una de ellas está relacionada con las ventas esperadas. A las ventas les debes restar el costo de ventas, es decir esa porción de dinero que te costó a ti adquirir los insumos para producir o los bienes adquiridos para revenderlos, si tienes ventas y costo de ventas planeadas, podrás identificar el margen bruto, al cual podríamos llamarle también el ingreso real.

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Es muy sencillo de entender esto, para que tu puedas vender tienes que pagarle a tus proveedores el costo de aquello que venderás, velo de esta manera, ese dinero realmente no es tuyo, es de tus proveedores, por eso cuando a tus ventas le restas el costo de ventas ya puedes decir que ese es tu ingreso real y contablemente se llama margen bruto.

La siguiente parte de tu presupuesto es definir los gastos que proyectas hacer para sostener la operación. Digamos que vendas o no vendas lo tienes que pagar, por eso le llamamos gastos fijos.

Considera que el único dinero disponible para este tipo de gastos es lo que resulta del margen bruto (o ingresos reales), por lo tanto cuida que tus gastos fijos nunca rebasen esa cantidad.  ¡pero tu no quieres salir tablas!, así que planea tus gastos fijos de tal forma que te quede dinero aún después de todo aquello que necesitas para operar. 

4. No le dejes a un contador todo el control sobre tus finanzas

Es común que le mandemos todas las facturas de proveedores, el reporte de ventas facturas y todas las notas de gastos al contador para que nos arme nuestro reporte financiero mensual. ¡No cometas ese error!

Nada de malo hay en contra de los contadores, pero eres tú quien le tiene que decir al contador cómo quieres que te presente los estados financieros, que básicamente son dos: el estado de resultados y el balance general.

No tienes que ser un experto en contabilidad, pero sí es muy importante que tengas una junta con quien te lleva la contabilidad para juntos definan en dónde se clasificarán los diferentes gastos de tal forma que cuando tengas que tomar decisiones para mejorar las utilidades, tengas la adecuada visibilidad y no andes tratando de adivinar qué se cargó en cada concepto.

Si dentro de tu empresa hay una persona dedicada a llevar la contabilidad esto puede ser relativamente sencillo, pues la supervisión será más directa; si has contratado servicios contables externos para que te generen estos reportes financieros, no dudes en dejar muy en claro cuáles so las necesidades de información que tienes para que te facilite su lectura.

5. Aprende a interpretar los estados financieros

Ahora bien, de nada te servirá que la estructura de los estados financieros sea una en específico, si no has aprendido a leer la información que en ella se genera.  Aprender a interpretar la información financiera no es tan complicada como quizá te han hecho creer. 

Todo aquel que sepa sumar y restar puede leer un reporte financiero, es como ver la película de lo que pasó en un mes dentro de tu empresa: cuánto se vendió, cuánto se invirtió, cuánto se gastó y cuánto quedó al final.

De igual forma, interpretar un balance general te ayudará a ver de manera rápida cuánta riqueza has acumulado, ya sea porque la tienes invertida, la  tienes en efectivo o potencialmente por cobrar y de esa riqueza, cuánta realmente es tuya, ya sea porque fueron tus aportaciones como empresario o porque hay acreedores a quienes debes regresarle una parte de capital.

En todo este asunto, lo más importante que debes entender es que no basta con que tengas mucho entusiasmo por vender, o que tengas un magnífico producto que se vende solo, si no estás llevando un minucioso control del dinero, correrás el riesgo de que un buen día tu empresa se paralice porque no está fluyendo la sangre que la mantiene con vida.

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