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8 junio, 2021 por Helpi Mentoring

Los 4 Secretos para la Documentación de Procesos

junio 8, 2021 4:23 pm Published by

Uno de los objetivos que todos los dueños de Negocios tenemos es que el negocio funcione, opere y crezca por si solo; sin embargo al cabo de los años nos encontramos que el negocio nos tiene a nosotros.. nosotros NO tenemos un negocio.

Entonces lo primero que hacemos es empezar a documentar todos los procesos y administrarlos. Esto termina por darnos más trabajo o los procesos y métodos documentados terminan en un cajón abandonados. Nadie los conoce y tendemos a regresar a las prácticas antiguas.

Para que no te pase esto te doy los 4 secretos para la Documentación de Procesos.

Secreto 1: Haz una matriz de todos los procesos a documentar

Para saber qué es lo que debes de hacer, debes tener una idea del todo. De lo contrario vas a empezar a dar “bastonazos de ciego” tratando de documentar lo que vaya saliendo. Esto te va a cansar tarde que temprano.

Toma tu organigrama y escribe todas las actividades que desarrolla cada uno de los puestos. Todas estas actividades se deben transcribir en Procesos o métodos y manuales. Enlístalas en una matriz para darles seguimiento.

Secreto 2: Saber por donde empezar

Esta comprobado que si tienes resultados rápidos entonces vas a continuar hasta acabar. Muchos de los dueños de Pymes cuando están frente a su matriz de control de documentos ya no saben por donde empezar.

El criterio que deberás de usar es el siguiente:

  • ¿Qué proceso o actividad dentro de tu Pyme es la que te esta causando más problemas o quitándote el sueño?
  • ¿Qué proceso o actividad dentro de tu Pyme te esta causando problemas con tus clientes?
  • ¿Qué proceso o actividad dentro de tu Pyme te traería un repunte en la productividad o rentabilidad de tu empresa?

Al tener identificado el proceso empieza por éste. No intentes arrancar con varios documentos a la vez. Es mucha tarea y te vas a perder en el camino.

Secreto 3: Implementación correcta

¡Bien! Ya tienes que procesos documentar y también ya sabes que por donde comenzar. Empiezas a poner acción y finalmente tienes todos los procesos y métodos por escrito… pero la gente sigue haciendo lo mismo.

¿Tu gente conoce los procesos? Si los conoce.. ¿Los consulta?

Es muy común que el proceso de Implementación de procesos se quede en la parte de documentación; pero aún falta la parte de implementarlo. El dueño de la Pyme se queda con los documentos “guardados en un cajón” o en su defecto se los pasa a sus colaboradores para su consulta y los documentos vuelven a quedar “encajonados”.

Documentación de Procesos

La forma más simple de implementar los procesos es la siguiente:

Una vez elaborado el proceso, júntate con las personas involucradas en el proceso y que lean su parte cada uno. Dales oportunidad a que discutan el proceso y que generen mejoras en ese momento. Una vez dichas estas mejoras aprueba el proceso.

El proceso ya está en piso.. seguramente el personal al principio te seguirá preguntando por algunos detalles. Aunque tu sepas la respuesta, no se las des… ¡aguantate! Mejor refiérelos a los documentos. Al inicio cuesta trabajo pero recuerda… estas construyendo una cultura de consulta a los procesos.

Secreto 4: Mantén actualizados y vivos tus procesos.

La mayor parte de los documentos una vez aprobados ya no se mueven… Lo que funciona no lo cambies… Esto no es cierto del todo.. Todos los procesos son perfectibles. Siempre encontrarás cómo hacer mejor las cosas.

Cada 4 meses puedes pedir que los dueños de los procesos te entreguen al menos una mejora al proceso. Lo que va a pasar al principio es que te van a dar “mejoras” que no buscan realmente el objetivo, sino que solamente es para cumplir la “cuota”. No lo permitas. Busca las mejoras.

Si pones en práctica estos 4 secretos te garantizo que tendrás mucho éxito en la documentación de tus procesos.

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