¿Qué es un Plan de Capacitación PyME?

junio 5, 2021 10:00 am Published by Helpi Mentoring

Seguramente cuando iniciaste tu negocio sabías perfectamente qué hacer y cómo hacerlo para alcanzar las metas que te propusiste. De alguna forma eras el experto, el cerebro operacional de la empresa, que podía lograr aquello que habías visualizado. Sin embargo, no podrías hacerlo todo tú solo, habría sido necesario contratar a otras personas para apoyarte en ciertas áreas: un asistente general, quizá un vendedor o algún empleado de mostrador, probablemente alguien enfocado a la administración de recursos.

Como quiera que sea, mientras más gente se sumaba a la empresa, más necesario se hacía compartir con ellos el conocimiento de cómo hacer lo que se debía hacer. En palabras muy llanas, había que enseñarles y capacitarlos para que ejecutaran las acciones tal como tu esperabas que se realizaran. Pero, ¿de verdad te tomaste el tiempo para capacitarlos de manera correcta?

La inducción: una capacitación para compartir visión

Existen dos grandes categorías de capacitación: la inicial y la capacitación para el puesto. La primera se trata nada más y nada menos que de la inducción a la empresa y la inducción al puesto de trabajo.

Cualquier persona que se integre a una empresa necesita tener un contexto general del lugar en donde va a trabajar y el rol que jugará. Justo en ello consiste la inducción.

Es muy importante dedicar un tiempo específico para dar la bienvenida a un nuevo integrante, es el mejor momento para reafirmar la visión estratégica de la empresa, decirle a qué se dedica, qué la hace diferente de otras empresas que ofrecen productos y/o servicios similares, qué metas se planea cumplir, cuáles son los valores fundamentales con los que se trata a los clientes, las principales normas que regulan la convivencia interna. 

Hay que entender que para una persona que inicia una etapa de vida laboral, todo es nuevo y si deseas que en verdad se integre y comprenda cómo es la particular manera de hacer las cosas en tu empresa, dar un tiempo para la inducción es indispensable. No necesitas crear grandes recursos para lograrlo, sólo se trata de mostrar el camino y dejar en claro los puntos clave.

Por otro lado, la inducción al puesto ayudará al recién llegado a entender cuáles son las labores específicas que se espera que desarrolle y especialmente si para ello necesita seguir algún conjunto de procesos en específico. En ese sentido ayuda mucho que en tu empresa tengas claros los manuales de puesto y los procesos y sistemas de trabajo.  

Es posible que la inducción al puesto lleve un periodo más largo, quizá una o dos semanas y no forzosamente debieras ser tú, como dueño de empresa, quien invierta ese tiempo. Lo ideal es que el jefe inmediato superior realice esa inducción, a menos claro, que tú seas el jefe en cuestión.

La inducción general y la inducción al puesto son el inicio del plan de capacitación de un colaborador que habrá de convertirse en un aliado para tu empresa y estará agregando valor continuamente.

¿Qué capacitación, cuánto y cada cuánto?

Más allá de la capacitación pyme inicial, que pondrá a tus empleados en sintonía con tus expectativas, es importante planear la transmisión del conocimiento y la experiencia necesaria para que el desempeño sea  el óptimo o mejor aún que permita generar innovación dentro de tu organización. Pero la gran pregunta es ¿tengo que invertir demasiado dinero en capacitar a la gente? Todo depende del tipo de capacitación.

Mucho del conocimiento que necesitan tus empleados ya está dentro de la empresa, sólo es necesario sistematizarlo y convertirlo en momentos de aprendizaje programado. A esto le llamamos capacitación interna.  La cual tiene su fundamento en la estandarización de procesos.

Primero hay que crear y validar los procesos y después asegurarse de que los empleados involucrados los conocen y los siguen. Para ello te recomendamos establecer horarios y frecuencias pre establecidas de capacitación. Si aún no has sistematizado tu empresa, comienza por crear los procesos y manuales que te ayudarán a lograrlo, esa es nuestra especialidad en Helpicoaching.

Otro tipo de capacitación, también de naturaleza interna, se deriva de la innovación y la mejora continua. Son sesiones de compartir experiencias y mejores prácticas sobre la sistemática aplicación de los procesos ya establecidos. Cada cuatro o seis meses organiza workshops para que las personas que trabajan en la misma área revisen sus procesos y establezcan puntos para mejorar, ya sea disminuyendo tiempos de ejecución, incluyendo innovaciones o eliminando desperdicio. Es la mejor inversión de tiempo que podrás hacer para capacitar a tu gente.

Finalmente, existe la capacitación externa. De menor frecuencia y enfocada a traer a la empresa innovaciones, ya sea por cambios en el contexto o por la propia evolución de tu negocio. Las fuentes de capacitación pyme pueden ser diversas: tus proveedores, centros académicos, instituciones especializadas en capacitación e incluso la capacitación gratuita en línea (que podría considerarse una auto capacitación).

Cada una de estas categorías de capacitación deben planearse en función de las necesidades de mejora que tiene tu pyme. No se trata de llenar con horas de capacitación a las personas, se trata de darles aquello que es justo y necesario para puedan desempeñar su labor de la mejor manera y asegurarse de que cada colaborador pueda desarrollar su potencial a fin de agregar valor y así alcanzar (y hasta superar) las metas planteadas.

Sin registro, cualquier capacitación parecerá diluirse

Hay un último punto que quiero enfatizar. Capacitar a la gente es lo mejor que puedes hacer para tener colaboradores de excelencia, sin embargo, si no existe constancia escrita de en qué temas se han capacitado, con qué frecuencia y con qué resultados, corres el riesgo de cometer omisiones o bien generar redundancia.

Por muy sencilla que sea la forma, lleva un registro de qué capacitación recibe cada persona. Esto ayudará no sólo para asegurarte de que el conocimiento ha sido compartido, sino que te permitirá también identificar a futuros capacitadores internos y te dará herramientas para tomar decisiones cuando sea necesario hacer alguna promoción de puesto o asignación de nuevas funciones.

La competitividad de  tu empresa depende de la capacidad que tengan tus empleados para alcanzar los objetivos planteados, asegúrate que tienen todas las herramientas para lograrlo, observa qué deben aprender y comienza ya a diseñar tu plan de capacitación pyme.

Tags: