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1 junio, 2021 por Helpi Mentoring

Guía máxima para la implementación efectiva de procesos en una Pyme

junio 1, 2021 5:17 pm Published by

Parece que el entorno en que estamos viviendo ha puesto en jaque a muchas empresas, obligándolas a innovar y buscar formas diferente de hacer las cosas para mantenerse en pie. Desde cambiar la forma de buscar clientes, hasta idear nuevos mecanismos para cobrar por los servicios y productos que se ofrecen.

Sin embargo, la innovación se convierte en un tortuoso reto cuando ni siquiera se tiene claridad de los procesos y sistemas con que se opera. Así pues, primero concéntrate en definir tus procesos, estandarizarlos y hacer que todos en la empresa los conozcan y los sigan. Esos tres puntos son el sustento de la guía máxima para la implementación efectiva de procesos en un pyme. 

Tener claridad de cómo hacer las cosas

Todavía no conozco una empresa que opere sin procesos, en realidad todos usamos procesos para ejecutar las actividades diarias, sólo que hay dos inconvenientes en la mayoría de las Pymes: o bien los procesos son los que le acomoda a la persona que ejecuta las acciones (es decir son procesos personales) o aunque sean procesos en donde intervienen más de una persona, no están documentados y por tanto tienen variaciones en cada ejecución, es decir falta estandarización. ¿Cuál es el ideal? Definir claramente los procesos para que se conviertan en sistemas de trabajo compartidos. He ahí el primer pilar para que la gestión por procesos se convierta en una ventaja competitiva.  

Sin embargo, lograr dicha estandarización tiene a su vez una serie de consideraciones importantes.

  1. Los procesos son secuencias de acciones o pasos que una o más personas ejecutan para lograr un objetivo.
  2. Todo proceso debe tener claramente definido el resultado esperado, un proceso debe agregar valor a la empresa o en todo caso contribuir a que otra área genere dicho valor.
  3. Las personas que ejecutan las acciones tienen que estar involucradas en el diseño de los procesos, no se vale crear un “proceso ideal” desde el escritorio.
  4. Tomar en cuenta los recursos con los que realmente se cuenta para ejecutar las acciones del proceso.
  5. Todas las acciones de los procesos deben tener claro quién las ejecuta y el tiempo de ejecución.
  6. Es importante definir los estándares de actuación, así como los indicadores con los cuales se podrá evaluar si el proceso está cumpliendo con su objetivo.

Validación y estandarización de la manera cómo se hacen las cosas

Si bien definir los procesos a través de una descripción clara y detallada de cada acción por realizar es fundamental, no es suficiente. Porque conozco a muchos dueños de pymes que hacen documentos hermosos, muy bien redactados y con gran claridad de lo que se desea lograr, que terminan guardando sus procesos y manuales en grandes carpetas para consulta de aquellos que tengan dudas, pero que nunca se ocuparon de validar que realmente funcionarán.

Para que la estandarización de procesos realmente conduzca a la creación de sistema efectivos de trabajo es necesario validarlos.

¿En qué consiste la validación? Se trata del periodo de prueba en que se verifica que aquello que se ha plasmado en un documento, realmente es ejecutable, tanto por las acciones, como por los recursos que implica y los tiempos definidos.

implementación efectiva de procesos

Pero antes del periodo de prueba, es importante que hagas una reunión con los involucrados en el proceso para repasar paso por paso, casi como si fueran a ejecutar un simulacro o montar una obra de teatro. Ese es el momento para exponer pros y contras y así generar ajustes, posterior a ello, se establece un tiempo para probar la eficiencia y eficacia del proceso, es decir validar que realmente genere los resultados esperados y que pueda ejecutarse con el mínimo de desperdicio en tiempo y en recursos.

Lo anterior supone que alguno podría encontrar un punto de mejora o podría observar que no se tomaron en cuenta algunas consideraciones y que es necesario agregar o disminuir pasos. Durante ese periodo de prueba es muy importante que ante cualquier diferencia entre lo que se ejecuta y lo que está plasmado en el documento se anote en una bitácora de observaciones.

Disciplina y compromiso

Aquí quiero hacer una pausa para dejar en claro que la etapa de validación y estandarización será muy difícil de lograr si las personas no se sienten comprometidas con la empresa, de ahí que como dueño de pyme tú tienes que trabajar en generar una visión compartida y fomentar ese sentimiento de confianza de que cada miembro de la empresa está trabajando para alcanzar una meta de la cuál todos obtendrán satisfacción, reconocimiento y estabilidad laboral.

Una vez que has logrado generar ese sentimiento de que todos están en el mismo barco y que los esfuerzos adicionales que implica documentar y validar los proceso, les traerán múltiples beneficios, habrá una mayor disposición a compartir sin temores sus puntos de vista e incluso a realizar esfuerzos adicionales para crear procesos que se conviertan en buenos sistema de trabajo por un largo periodo.

implementación efectiva de procesos

Compartir con todos los miembros de la organización

Una vez que un conjunto de procesos ya ha sido documentado y validado es momento de convertirlo en un sistema de trabajo. Esto se logra a través de la difusión generalizada a fin de que todos los involucrados asuman la parte de contribución que le corresponde para que el sistema funcione.

Por otro lado, es importante observar que al proceso, es decir las acciones o pasos a seguir, se le pueden sumar otros elementos como: manuales, registros, políticas, reportes, formatos. Pero ten cuidado, no se trata de burocratizar y crear formatitos para todo, eso es justo lo que no debes hacer. Los formatos, reportes, registros y manuales son consecuencia de tener claridad de los pasos bajo los cuales se ejecutan los procesos, nunca es al revés.  Es como si compraras unos zapatos para una persona y hasta después le pidieras que se los probara. Tú no harías eso ¿o sí?

implementación efectiva de procesos

En primera instancia los sistemas de trabajo deben ser difundidos y supervisados. La mejor manera de difundirlos es a través de workshops, momentos de capacitación interactiva, que permite a cada miembro del equipo visualizar las acciones específicas por realizar. Es probable que tengas que poner énfasis en capacitación específica, por ejemplo cuando alguien necesita mucha claridad en cómo utilizar una herramienta o cómo registrar datos para un reporte.  En todo caso puedes apoyarte en guías rápidas, diagramas de flujo o videos tutoriales para facilitar la comprensión de los procesos y procedimientos.

Finalmente, la supervisión es fundamental. Es normal que en la primera etapa de implementación las personas cometan omisiones o errores, si no quieres que eso se convierta en una mala práctica, deberás estar atento. Realizar reuniones grupales para evaluar la implementación completa y reuniones uno a uno para corregir alguna omisión, siempre desde la apertura para la mejora del desempeño.

Hacer que tu pyme se convierta en una empresa organizada y ordenada puede demandarte un tiempo adicional, pero te aseguro que al final habrás logrado que la operación no dependa todo el tiempo de tus decisiones y de tus acciones y además habrás dado un paso para crear ventajas competitivas que se traducirán en un mayor retorno de inversión.  Aplica que los tres pilares fundamentales para una correcta implementación de procesos: planifica, estandariza y supervisa.

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