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6 mayo, 2021 por Helpi Mentoring

5 Claves para triunfar con una buena Administración para Pymes

mayo 6, 2021 5:50 pm Published by

Una de las particularidades de una pyme es que cuando nace, rara vez se tiene un plan definido que visualice qué sucederá en el futuro.  Los dueños de pymes, inician con mucho entusiasmo su idea de negocio, los que tienen una noción más avanzada suelen diseñar un plan de negocio, en algunos casos incluso hay dos o tres socios que se plantean cómo generar una pequeña empresa que les permita tener ingresos constantes de los cuales puedan mantener un buen estándar de vida. Sin embargo, pocas son las pymes que realmente se prepara para el crecimiento.

Muchos son los analistas que estiman que más de un 75% de pymes fracasan debido a una deficiente planeación, malas prácticas durante la implementación del plan de negocio y especialmente la falta de un sistema de indicadores que ayuden a identificar el alcance de los objetivos establecidos, ni qué decir de la inexistencia de una visión estratégica que permita fijar el rumbo.

Administración para Pymes

Hacer que una empresa funcione requiere mucho más que entusiasmo y esfuerzo diario. De nada sirve levantarse antes del amanecer para “echarle todas las ganas del mundo”, si no se tiene un enfoque estratégico y una actitud gerencial, dos de los componentes que permiten a todo emprendedor ir evolucionando hasta convertirse en un empresario.

De entre los diferentes aspectos a considerar, es mantener claros los principios con los que se administrará la empresa. Hoy te compartimos 5 clave para triunfar con una buena Administración en tu PYME.

1.      Define los formatos adecuados para registrar la información de tu empresa

Uno de los aspectos clave de una buena administración de recursos, sean financieros, humanos o materiales,  está relacionado con la información que se registra para ir identificando cómo se utilizan, las tendencias a lo largo de ciertos periodos, la eficiencia, entre otros aspectos.

Entre los registros más frecuentes están: registro de flujo de efectivo, registro de  ventas, registro de clientes, registro de generación y conversión de prospectos, registro de capacitación.

Toda esa información, bien analizada te ayudará a tomar decisiones que de verdad hagan a tu empresa más eficiente, más rentable y sobre todo muy bien orientada a satisfacer las expectativas de tus clientes.

2.      Proyecta tu flujo de efectivo por lo menos a 8 semanas

Hablando del flujo de efectivo, es diferente registrar el flujo de efectivo que se tuvo en un periodo que proyectar el flujo de efectivo que se pretende tener. Se trata de una proyección, no de ser un adivino.

La proyección se basa en las ventas estimadas, lo cual se puede identificar ya sea por un promedio de ventas obtenidas en un periodo o bien con la facturación por cobrar que se tiene. Por otro lado ir llevando el registro de los gastos por realizar: proveedores, nómina, renta, luz, agua, reparaciones, etc, va dando la visibilidad de los recursos que se necesitarán semana tras semanas, ayudando así a prevenir posibles faltantes de liquidez.

Administración para Pymes

La proyección de flujo de efectivo a dos meses, te dará la tranquilidad de saber que puedes contar con los recursos necesarios para hacer frente a tus compromisos financieros y al mismo tiempo te permitirá monitorear que los ingresos sean los previstos, ya sea por la cobranza esperada o por las ventas estimadas.

3.      Toma decisiones que ayuden a agregar valor

¿Y qué hacer con los datos que se obtienen?, tomar decisiones que ayuden a que la empresa sea más rentable y provoque crecimiento hacia las áreas que se relacionan con la atención al cliente.

Es muy común que, en las pequeñas empresas, los dueños decidan retirar de manera inmediata las utilidades, porque después de todo para eso tienen la empresa: para obtener el dinero que les permita cumplir sus planes personales. Sin embargo, dicha práctica está mermando la capacidad de la empresa para incrementar la capacidad de producir, de comercializar o de brindar un mejor servicio al cliente, cerrando así la posibilidad de crecimiento y en el peor de los casos, provocando la extinción del negocio, ya sea por obsolescencia o porque la competencia les rebasa.

Claro que se pueden retirar utilidades, pero también es importante asegurar que dichas utilidades son las mejores que se pueden obtener, observando un adecuado equilibrio entre gastos fijos, costo de ventas, impuestos, pago de deudas y gasto en marketing. Hay metodologías, como el Profit First, que dan una magnífica orientación sobre cómo distribuir los ingresos de la empresa y generar utilidades constantes.

4.      Evita las grandes deudas de largo plazo

Muchos dueños de pequeñas empresas recurren a algún tipo de financiamiento para hacer funcionar sus empresas, ya sea porque lo han utilizado como capital inicial, porque lo han requerido para expansión o en el peor de los casos, porque han tenido que hacer frente a gastos que no habían previsto.  Sin embargo, abusar de los préstamos, sin considerar que éstos tienen un costo financiero, puede llevar a tu empresa a ser del 75% que no llega a los 5 años de vida.

Aún cuando se obtengan préstamos blandos, con bajas tasas de interés y largos plazos para pagar, finalmente son deudas, obligaciones monetarias que deben cubrirse. Al ocupar ese dinero en cubrir el financiamiento, se está limitando la posibilidad de utilizar esos recursos para mejorar el resto de las operaciones de la empresa. Así que yo tendría cuidado de no sobre endeudar a la empresa.

Administración para Pymes

5.      Establece indicadores generales de la empresa

La cereza del pastel es tener un adecuado y sencillo sistema de indicadores generales. Esto te permitirá identificar las metas cumplidas y los retos por afrontar para un siguiente periodo. Se recomienda tener un tablero con los indicadores financieros más importantes: ventas, EBIDTA, utilidades netas. Los indicadores generales, deben revisarse una vez al mes. No necesitas nada más, salvo que quieras un nivel de detalle que te ayude a mejorar tanto tu servicio y producto como tu rentabilidad.

Los indicadores generales deben evaluarse contra las metas establecidas, no sólo se trata de registrar lo logrado, sino de comparar con aquello que planeaste lograr. Así podrás saber si es necesario esforzarse el doble para un siguiente periodo, si es que las metas no se alcanzaron o bien si es necesario reforzar algunas acciones para mantener el cumplimiento de aquello que planeaste.

Así pues, tener un buen proceso administrativo es cuestión de disciplina y del uso de las herramientas adecuadas. ¿estás listo para empezar a llevar el control de tu empresa?

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