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24 marzo, 2021 por Helpi Mentoring

5 Pasos para Profesionalizar tu Empresa Familiar.

marzo 24, 2021 2:00 am Published by

Imagina al Consejo Consultivo de una empresa tomando decisiones “por corazonada”. Luego aplicando las normas de la empresa a conveniencia. El Gerente de ventas haciendo descuentos “convenientes”. El Director metiendo pedidos a producción para surtir las órdenes de compra de sus clientes.. (el Director también vende). ¿Qué tanto de profesionalización de empresa ves aquí?

Aunque no creas… esto es un ejemplo del día a día de una empresa familiar. Todos dirigen y nadie conduce… No sé si sea tu caso o hayas vivido un día así en una empresa familiar. Por eso te doy los 5 pasos para profesionalizar tu empresa familiar.

1.- REGLAMENTO INTERNO

Toda empresa, micro, pequeña, mediana o grande debe contar con un reglamento interno. Es algo básico. Tu en tu casa tienes uno tácito al menos. Es imposible correr una organización sin un reglamento interno.

En este reglamento puedes regular los horarios, la vestimenta, el comportamiento de tus colaboradores, etc. En fin… todo lo que afecte la imagen y productividad de tu empresa.

Pero lo más importante es que regularas las decisiones que tome la dirección y/o la gerencia. Generalmente en una PyMe Familiar, este tipo decisiones son arbitrarias y los colaboradores, en algunas ocasiones, se valen de esto para saber por cual “hueco” meterse. Así que todo quedará estandarizado

2.- MANUAL DE PUESTOS

En una empresa familiar todo mundo hace de casi todo. Las tareas se llevan a cabo por el primer individuo al que se le encomienda.. Esto no trae mas que incertidumbre al personal.

Una manera de profesionalizar una Empresa Familiar es sabiendo exactamente qué van a hacer cada una de las personas. Así no se crean espacios donde las tareas son “tierra de nadie”. Todo mundo estará trabajando en su campo y el enfoque será otro.

Por ejemplo, imagina un asistente administrativo buscando la tarea del hijo del dueño… aparte que se pierde tiempo valioso de un colaborador… ¿Cómo crees que se sentiría este asistente al final de día? … subvalorada.

3.- ORGANIGRAMA DEFINIDO

Este punto para profesionalizar tu empresa familiar va de la mano con el punto anterior.

El definir un organigrama traerá no solo claridad en la estructura de la empresa; sino que creará el orden necesario para establecer la línea de mando y no saltársela.

Es muy importante que tengas en consideración que un puesto le reporte a otro puesto.. no más. Hemos encontrado organigramas que un puesto le reporta a dos o más puestos…Por ejemplo, un gerente de producción que le reporta al papá (director) y a su vez al hijo (gerente comercial)… Si llegan dos órdenes al mismo tiempo.. ¿A quién hacerle caso?

4.- DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS

Esta es la manera más directa de profesionalizar una empresa familiar. La idea aquí es documentar todos tus procesos, métodos, formatos, registros y documentos. No te hablo de que te necesites certificarte en ISO… hablo de profesionalizar tu PyME

Una vez que tengas hecho esto te asegurarás que toda tu gente haga lo mismo cada vez; esto te dará flexibilidad y movilidad en caso de que tengas que promover personas en posiciones horizontales y verticales. Aparte estarás creando la base del material para la Capacitación de tu PyME.

Lo mejor es que vas despersonalizar los hechos; es decir, que si surge un problema ya no le vas a echar la culpa a tu colaborador; sino al sistema de documentación.

5.- SISTEMA DE JUNTAS

No hay cosa que más convenga a una PyME, Familiar o no, que se le dé seguimiento a todos los pendientes que de ella emanan. Esto puede ser un eslabón débil que llega a fracturar toda la cadena. De hecho, es el talón de Aquiles de muchas empresas.

Los asesores de PyMEs siempre indican que se tengan el menor número de juntas posibles… pero… ¿cuál es ese número?

Yo te aconsejo que establezcas un sistema de juntas.. Entiéndase por sistema: todo proceso que llevado de manera constante nos entrega un resultado productivo.

Las juntas que establezcas deben estar sistematizadas; es decir, los mismos integrantes, la misma mecánica, el mismo tema, respetar la fecha y la hora de comienzo y finalización de la junta todas las veces, etc.

Ten una junta general donde acudan todos los cabezas de área. Aquí solo trata temas que le competan a dos o más áreas. Nunca temas de una sola área. Esta junta es aconsejable que la tengas los lunes por la tarde.

Luego ten una junta uno a uno con cada cabeza de área para ver pendientes de cada área en particular. La puedes hacer en el mejor horario que les convenga a ambos.

Da a conocer al personal que vas a tener juntas de “interrupciones”. Estas juntas son a puertas abiertas y es un espacio que vas a fijar para que la gente te interrumpa durante el día. La idea que, fuera de ese horario, tu personal no pueda interrumpirte. Tendrán que traer la problemática y una posible solución a la junta. Va a atender a las primeras personas que llegaron. Como consultorio médico.

Y nunca olvides elaborar minuta de la junta con tus cabezas de área y de la junta uno a uno para que vayas dando seguimiento a todo.

Si practicas estos 5 puntos vas a hacer que tu empresa familiar se deje de ver como un taller y se establezca una cultura de profesionalización.

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