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20 marzo, 2021 por Helpi Mentoring

Administración del Tiempo en una PyME

marzo 20, 2021 3:50 pm Published by

Ir y venir… Levántate temprano, corre toma un café y llega pronto a la oficina. Junta de los lunes por la mañana con todo tu equipo. Se alarga por más de 40 minutos por que falta información. Ya son las 10 de la mañana. Sales como alma que lleva el diablo para la cita en el banco. Le pides a tu secretaria que te tome todas las llamadas del día.

Terminas la junta, ya es la una de la tarde. Te hablan de la oficina de un pendiente no resuelto.. tenías que firmar un Vo. Bo. de un pedido y ahora se ha detenido todo el proceso. Regresas a la oficina, te interrumpen con otros pendientes… No has salido a comer. Te detiene la llamada de un proveedor para ver si se pueden ver por la tarde para arreglar la entrega de la materia prima que necesitas para completar un pedido que tu equipo debe entregar a final de la semana.

Llamas a casa para cancelar la ida al cine con tus hijos. Resuelves los pendientes y te vas a ver al proveedor. En el camino te hablan que debes regresar lo antes posible por que tu contadora necesita que tomes la decisión sobre el pago de unos impuestos. Terminas la junta con tu proveedor y regresas a la oficina. Revisas lo del impuesto y por fin puedes tomarte un sándwich… ya son las 6:30 pm. … la oficina esta vacía… por fin te sientas en tu escritorio a empezar con los pendientes del día… Tu día esta por comenzar…

¿Te suena familiar? ¿Será productivo? ¿Sabes que estar ocupado no es lo mismo que ser productivo? La administración del tiempo se vuelve algo prescindible no solo en una PyME, sino en la vida de cualquier empresario. ¿Te parece que el itinerario arriba mencionado sea de una persona en control de su agenda? O ¿Los demás controlan la agenda de la persona?

Un buen sistema de administración de una PyME debe incluir un sistema de administración del tiempo, o más bien, de gestión del tiempo. Como dueño debes saber cómo manejar una PyME y esto incluye estar al pendiente de todas los detalles y pendientes… pero.. ¿cómo hacerlo? Simple manejando un sistema de administración del tiempo.

Primero y antes que nada debes manejar una agenda. El empresario siempre maneja dos recursos: Dinero y Tiempo; si tiene que escoger entre el uno u el otro siempre escogerá el tiempo. El dinero, a fin de cuentas, es un recurso renovable. El tiempo no. Todos contamos con 24 horas al día.

Si la vida del empresario no está en balance (vida personal, vida profesional, etc) no va a rendir. Así de simple.

Luego, dentro de la empresa, es muy normal caer en “juntitis” y no habló por el tema de llevar muchas juntas; sino juntas muy largas e improductivas. Esto va mermando la rentabilidad de las PyMEs. Son muchas horas hombre perdidas.

Te sugerimos tener una junta con todas las cabezas de área los días lunes por la tarde. En esta junta deberás de tratar temas que le competan al menos a dos o más cabezas de área. De lo contrario, estarás haciendo perder el tiempo a los demás. Esta junta no debe durar más de una hora y media. Los lunes por la tarde es el horario ideal ya todos los jefes de área tuvieron tiempo de hacer arreglos el lunes por la mañana y ya por la tarde pueden estar libres. Aquí se deben ver los pendientes de la semana.

Después tendrás juntas uno a uno con cada uno de tus jefes de área o gerentes. Esto, para darle seguimiento puntual a pendientes de cada área. El horario será en el que mejor se acomoden cada uno.

¿Cómo deshacerte de las interrupciones? Agenda una junta de Interrupciones o emergencias. Es un espacio donde te podrán interrumpir. La idea es que fuera de ese espacio, tu gente resuelva todo. Te sugiero que sean 3 días a la semana x 2 veces al día, mañana y tarde. Con el tiempo estas juntas se irán haciendo más reducidas. Atiende a puertas abiertas y como van llegando.

Estoy seguro que con este sistema podrás darle seguimiento a todos los pendientes de tu empresa y te quedará tiempo para atender los propios. Ahora sí, a disfrutar de tu tiempo libre con lo que más quieras.

Hasta la próxima.

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