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11 marzo, 2021 por Helpi Mentoring

5 Claves para una buena Gestión y Administración de Pymes

marzo 11, 2021 10:58 pm Published by

Antes de platicarte sobre las 5 claves para la gestión y Administración de Pymes, para comenzar a tener una buena gestión y administración, déjanos platicarte sobre el libro “El mito del emprendedor”, escrito por Michael E. Gerber.

Las 3 personalidades del emprendedor

Michael E. Gerber nos explica que existen 3 personalidades que adquiere un emprendedor durante los inicios de su empresa y esas son:

  1. El Emprendedor, aquel que tiene la visión de hacia dónde quiere que llegue su negocio, pero hace falta aterrizar las ideas.
  2. El Gerente que es aquel que aterriza, estandariza e implementa procesos.
  3.  El Técnico, es aquella personalidad que se tiene con mayor frecuencia todos los emprendedores y eso se debe a que, casi siempre, cuando se comienza a emprender, nos envolvemos diariamente en la operación, cubriendo, además de la operación diaria, tareas de marketing, recursos humanos, ventas, entre otras muchas áreas.

Cubriendo todas las áreas de estas personalidades, ¿verdad que es difícil poder tener un enfoque para comenzar a tener una buena administración y dirección de tu pyme?

Gestión y Administración de Pymes

Pues comencemos.

¿Cuáles son las 5 claves para una buena gestión y administración de pymes?

Ha llegado la hora de indicarte cuáles son aquellos tips que te podrán ayudar a comenzar.

1. Calendariza todas tus actividades:

El tiempo es el activo más valioso que tenemos y es importante comenzar a revisar en qué estás invirtiéndolo. Si hoy en día no llevas un calendario, te recomendamos iniciar apuntando todas las actividades que realizas diariamente y el tiempo que invertiste en cada una. Te recomendamos agregar actividades personales, laborales y familiares.

¿Cómo podrá ayudarme el calendarizar todo?

Si realizas esta práctica por 3 días mínimo, podrás comenzar a ver dónde se encuentran los horarios más activos, de mayor concentración, dónde estás invirtiendo la mayor cantidad de tiempo.

Además, hoy en día, existen muchas aplicaciones para poder calendarizar y registrar nuestras actividades, como Google Calendar, Outlook, iCalendar, etc.

Entonces, ¿Cómo puedes mejorar la administración de tu pyme si calendarizas?

Cuando tienes una excelente visión de tus actividades, permites crear tiempo para invertir en el área gerencial de tu negocio, lo cual permite que no solamente estés en la parte técnica u operativa, permite que puedas ir sistematizando y realizando procesos que ayudarán al crecimiento de tu negocio.

2. Ten un sistema de juntas efectivas:

La gran mayoría de los directores de pymes siguen cubriendo posiciones y haciendo asignaciones de la operación del negocio en su día a día, además, la mayoría del tiempo, son los únicos que terminan solucionando un problema.

Para comenzar con la gestión y administración de pymes, te recomendamos implementar un sistema de juntas, el cual te permitirá tener mayor enfoque hacia la administración y toma de decisiones.

Implementa una junta con cabezas de área, juntas uno a uno con cada cabeza de área, otra junta con toda la empresa de manera mensual y una última junta para “emergencia”.

Cuando implementas las juntas y tienes una agenda de las labores a realizar, tienes mayor tiempo para gestionar y administrar tu pyme, diseñando y preparándote para los siguientes pasos de tu negocio, además, permitirá que tus colaboradores busquen la solución antes de llegar a ti.

3. Conoce a tu cliente ideal:

Trae a tu mente a uno de tus clientes más pagadores, que te compra con frecuencia y que además te recomienda, ¿ya lo tienes?… ahora imagina que lo clonamos y todos tus clientes son así, ¿verdad que suena maravilloso? Es importante también administrar y gestionar a nuestros clientes, detectando sus gustos y preferencias.

Existen diversos cursos de gestión y administración de pymes que te permiten llevar a cabo diferentes estrategias, aunque muchos de ellos son para empresas grandes o internacionales, lo que es importante es que comiences a aprender metodologías que se adapten y que estén diseñadas para pymes exclusivamente, tal como este punto tan importante. Cuando gestionas tu pyme de manera adecuada, también construyes tus estrategias y planeas de acuerdo con tu cliente ideal, aquel que tiene esos tres atributos.

Gestión y Administración de Pymes

4. Visualiza y realiza la visión estratégica de tu negocio:

“Visión sin ejecución es pura alucinación…”  Thomas Edison.

Si sabes hacia dónde vas, es más fácil planear alrededor de ello. La visión es, precisamente, a dónde quieres llegar, está comprobado que pensar en una visión a 5 años es el tiempo preciso para poder cumplir las metas sin que se vea tan lejano el tiempo. Te sugerimos poner en una hoja todo lo que anhelas como si ya estuviera pasando, es decir, cómo es (será) tu empresa en 5 años, empleados, sucursales, productos, expansión, etc.

Digamos la visión es el plan y ahora comenzarás a gestionar y administrar alrededor de ella.

También, como extra tip de administración, te recomendamos difundir a todos tus colaboradores (omitiendo datos sensibles como ventas o utilidades).

5. Aprende a tomar decisiones financieras

Como leíste, 4 de cada 10 empresas han tenido problemas de finanzas y esto se debe a que, normalmente, le delegamos la parte contable a nuestro contador y es porque no entendemos del todo los principales indicadores del negocio como son el balance general y el estado de resultados. Hay muchos mitos alrededor de las finanzas y con ello una barrera que no nos permite el analizar e interpretar los números de nuestra empresa.

En HelpiCoaching tenemos dos herramientas que podrán ayudarte para la gestión y administración de pymes y tomar decisiones: flujo de efectivo y registro maestro financiero.

Ambas herramientas nos permiten ver en un futuro cercano el estado actual de nuestro negocio. El flujo de efectivo es la sangre que correo por nuestro negocio, es el dinero que entra y sale y con el cual contamos en tiempo presente, se mide semanalmente y te permitirá saber con cuánto cuentas y tomar acciones de pagos y cobranza.

El registro maestro financiero es un tablero de control que te permitirá conocer los indicadores principales de tu empresa, tomar decisiones y administrar cada parte de tu negocio.

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