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23 febrero, 2021 por Helpi Mentoring

7 Claves para mejorar el Proceso de Administración en una Pyme

febrero 23, 2021 11:11 pm Published by Leave your thoughts

Cuando un emprendedor inicia una idea de negocio, el entusiasmo de saberse capaz de llevar a cabo aquello en lo que cree y por lo que está dispuesto a trabajar, se va diluyendo poco a poco cuando comienza a darse cuenta que para que la empresa realmente funcione tiene que asumir muchos roles al mismo tiempo: administrar las finanzas, establecer las estrategias de marketing y ventas, gestionar las relaciones con los colaboradores y por si fuera poco, asegurarse que la operación de la empresa marcha conforme a lo que planeó. A esto, es lo que Michel Gerber, el Gurú de las Pymes, llama: el mito del emprendedor. Aquí te vamos a compartir las claves para mejorar el Proceso de Administración en tu PYME.

¿Qué hacer cuando sientes que el agobio se apodera de ti porque hay demasiados temas y tareas que atender en el Proceso de Administración?

La clave está en crear sistemas y procesos estandarizados, que unido al entusiasmo y esfuerzo diario hará que puedas mejorar la administración de tu empresa, así pasarás de ser un emprendedor a ser un empresario que está gerenciando.

La actitud gerencial se traduce en dar cabida a la creación de procesos estandarizados y una adecuada implementación de los mismos, ya que esto generará un funcionamiento coordinado que continuamente esté agregando valor tanto para los clientes, como para los propios colaboradores, incrementando así la eficiencia de la empresa.

De entre los diferentes procesos que pueden implementarse en una pyme, podemos distinguir los procesos operativos, los procesos de mercadotecnia y ventas, los procesos de manejo de personal y los procesos administrativos.

¿A qué nos referimos con procesos administrativos? A todo aquello que esté relacionado con el manejo eficiente de los recursos de la empresa: materiales, financieros, humanos, con la finalidad de que se genere valor agregado y se asegure la rentabilidad. Por supuesto que mientras más compleja es la empresa, estos procesos administrativos requieren de la integración de más elementos, es por ello que para una pyme los procesos administrativos son diferentes que para una gran empresa, un corporativo o una empresa transnacional.

Implementar procesos administrativos en una pyme es mucho más fácil de lo que te puedas imaginar, por lo que te los pondré en 7 sencillos puntos clave.

1.      Qué esperas que suceda en tu empresa, aún cuando tú no estés

Imagina que por alguna razón no puedes estar tú en la empresa, ¿Qué esperarías que sucediese a pesar de no ser tú quien ejecute y/o supervise las operaciones diarias? Si eres capaz de visualizar qué es lo que cada persona debe hacer y cómo debe hacerlo, estás listo para comenzar a definir procesos. Esto implica que estás dispuesto a confiar en la capacidad de la gente que has contrato, pero también que hay mucha claridad de qué es lo que cada uno debe hacer, conforme a los resultados esperados. Lo que no se vale es que esperes que tus colaboradores piensen como tú, sin antes haber conversado con ellos sobre qué es lo que deben hacer.

2.      Prepárate y prepara a tu gente para crear procesos

Hablar de proceso administrativo, en realidad significar plantear muchos pequeños procesos, que unidos entre ellos darán por resultado la forma muy particular de hacer las cosas en tu empresa.

Si bien, en todas las empresas se llevan procesos de ventas, por ejemplo, cada una de ellas tiene sus diferencias, hay algunas que utilizan ventas uno a uno, otros que comercializan sus productos a través de redes sociales, otras que logran vender a través de relaciones públicas, o bien que se combinan diferentes maneras de generar prospectos hasta convertirlos en clientes. Por lo tanto, es importante que quienes están involucrados en el área de ventas, contribuyan con su experiencia, con ideas concretas en definir los pasos, uno a uno, con los cuales crearán el proceso distintivo de tu empresa.

Así como este ejemplo, para todos los demás procesos de la empresa es importante involucrar a quienes llevan a cabo las actividades específicas de cada área.

Proceso de administración

3.      Estandariza la manera en como se diseñan los procesos

Todas las empresas tienen procesos, eso sin duda, pero el problema es que ni están estandarizados, ni todos están familiarizados con los procesos que les competen. Definamos primero qué es un proceso: la manera en que se ejecutan las acciones que producen determinados resultados. Sin embargo, en la mayoría de las pymes sucede una de dos cosas: o bien es el dueño el que dicta como deben hacerse las cosas, y entonces los empleados todo el tiempo están preguntando qué deben hacer, o bien es el empleado el que decide cómo se le acomoda hacer que su rol funcione y entonces cuando ese colaborador se ausenta o se retira de la empresa, se lleva consigo todo el conocimiento de cómo hacer las cosas.

La clave para que esto no suceda es que tú como dueño establezcas los parámetros y formatos bajo los cuales deberán documentarse los procesos y de ahí saltamos al siguiente punto.

4.      Documenta los procesos

No basta con tener claro cómo deben llevarse a cabo las acciones que producen los resultados deseables, es imprescindible dejarlo todo por escrito. No importa si la gente lleva años haciendo su trabajo de la misma manera y se saben los pasos de memoria, te lo repito, sí una persona se ausenta de la empresa el proceso está sólo en su memoria y sería muy difícil lograr que alguien más realizara el trabajo de la misma forma.  El secreto, por tanto, es documentar los procesos. Esto se hace de dos maneras: utilizando herramientas como mapas de procesos, diagramas de flujo o esquemas que permiten visualizar de manera rápida las acciones a realizar, acompañada de una descripción, lo más clara posible, de cómo ejecutar cada paso.  A lo anterior puedes sumar otros documentos como manuales, formatos, registros, políticas, entre otros.

En toda descripción de los pasos, deben agregarse los estándares de ejecución, así como los indicadores con los cuáles se evaluará si el proceso está generando los resultados esperados.

5.      Capacita a la gente para asegurar que los procesos se sigan

Tener por escrito la forma específica en como deben ejecutarse las labores no es suficiente, especialmente si se trata de procesos que no existían antes. Es necesario capacitar al personal para que asimile todas las implicaciones que tiene llevar a cabo uno o varios procesos.

Capacitar es un proceso en sí mismo: hay que leer en voz alta el proceso con todos los involucrados, asegurándose que todos comprenden lo que se ha redactado y que cada paso es congruente, factible y pertinente; es necesario dejar un periodo de prueba, a fin de validar que en efecto el proceso está bien diseñado  y que no hay redundancias o bien que no hace falta algún paso; finalmente puedes validar que cada persona ha entendido y puesto en acción el proceso observando que los resultados deseados se lograron, que los indicadores arrojan datos positivos o incluso haciendo algunas evaluaciones.

Proceso de administración

6.      Supervisa, no abdiques.

¡Pero ten cuidado!, no vayas a creer que porque los procesos están claros y todos los involucrados ya los comprendieron, podrás asumir que las cosas sucederán conforme a lo que tú has visualizado. Es importante que supervises, con cierta periodicidad, que cada colaborador está realizando las acciones que le corresponde, de acuerdo con lo que se ha descrito.

No se trata de que seas un supervisor-policía, más bien que tengas reuniones periódicas para evaluar, con una actitud de apertura, la correcta implementación. Sólo así irás asumiendo un rol más gerencial y menos operativa.

7.      Genera una cultura de la mejora continua

La innovación y la mejora continua, no significa hacer algo extraordinario y totalmente diferente, en realidad es mucho más natural. Se trata de identificar, en plazos específicos, cómo realizar los procesos de manera más eficiente.  Los cambios en las organizaciones no se dan como “borrón y cuenta nueva”, se dan observando las redundancias, desperdicios o ineficiencias que se generan, ya sea porque los escenarios cambiaron, porque los recursos de los que se dispone aumentaron o disminuyeron o porque se plantean nuevas metas.

Establece periodos en los cuales puedas sentarte a evaluar, junto con tus colaboradores, cómo eliminar desperdicios de tiempo, recursos materiales o recursos financieros para mejorar los procesos.

Así pues, hablar de mejoras en el proceso de administración, en realidad equivale a pensar en cómo hacer que los pequeños procesos de la empresa estén claros para todos, accesibles para que cualquiera los pueda ejecutar y orientados a disminuir el desperdicio de recursos y la redundancia de actividades. Esto sin duda te ayudará a ti, como dueño de empresa, a asumir un rol gerencial y no quedarte en un rol operativo.

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