Cinco formas de eliminar los ladrones de tiempo

– Michael Gerber

El manejo del tiempo es una habilidad con la que muchos de nosotros batallamos.

 

Incluso con las mejores intenciones y el último gadget tecnológico que se supone debe facilitar su trabajo y mejorar la eficiencia, ¿cuántas veces saliendo del trabajo va planeando todas las cosas que tendrá que hacer la mañana siguiente porque no le dio tiempo de hacer todo hoy? Los dueños de negocios simplemente están: ¡ocupados!

 

¿Qué tipo de trabajo lo está manteniendo ocupado?

 

En E-Myth, hacemos una distinción muy clara entre la labor estratégica y la técnica. El trabajo estratégico es el trabajo que usted hace para definir los resultados que espera producir. El trabajo técnico es el trabajo que hace para obtener los resultados que definió en el trabajo estratégico. Cuando usted piensa en su día, ¿qué porcentaje de su tiempo pasa en cada área? ¿Dónde está el mayor valor para su negocio?

Incluso si usted sabe que usted necesita enfocarse en la estrategia, ¿de dónde saca tiempo en su día para hacer trabajo estratégico si está tratando de mantener a flote el trabajo técnico que tiene que hacer? Es una pregunta que escuchamos todo el tiempo de nuestros clientes. No importa si usted es propietario de una tienda al por menor, un médico, un profesional de TI o un contratista, todo el mundo, al parecer, lucha contra el reloj.

 

Es por eso que dedicamos todo un proceso en nuestro programa de coaching Mastery Impact! exclusivamente para la gestión del tiempo. Con la intención de que se libere del trabajo técnico, en este proceso echamos un vistazo a cómo está usted invirtiendo su tiempo para determinar con exactitud qué parte de su tiempo es invertido en actividades productivas que contribuyen directamente a lograr los resultados que desea, y cuanto tiempo lo está utilizando de forma improductiva. Este es un proceso revelador, y por lo general identificamos áreas de mejora muy rápidamente.

 

Otra cosa que exploramos en nuestro proceso de manejo del tiempo es lo que llamamos “Ladrones de Tiempo”. Usted sabe, esos molestos “ladrones de tiempo” que lo distraen del trabajo estratégico – correo electrónico, un vendedor parlanchin, el teléfono, su suegra, equipo de oficina roto… la lista es interminable.

 

Encontrar la disciplina para eliminar los Ladrones de Tiempo es una parte importante para llegar a la labor estratégica que tiene que hacer. A continuación se presentan cinco recomendaciones para eliminar los Ladrones de Tiempo (hay 25 más en nuestro proceso) que pueden fomentar un cambio en cómo visualiza su manejo del tiempo.

 

5 Recomendaciones para eliminar los Ladrones de Tiempo

 

• Priorizar y mantenerse enfocado Evalúe sus tareas diarias y establezca prioridades. Si no se hiciera otra cosa el día de hoy, ¿cuáles son las cosas (una o dos) que absolutamente se tienen que hacer? Los directores generales más exitosos de las 500 compañías de Fortune sólo se centran en una o dos prioridades para un día determinado.
• Delegue lo más que sea posible. ¡Deje ir la idea de que nadie puede hacer lo que usted hace de la manera que usted lo hace! Con los sistemas correctos funcionando, puede delegar adecuadamente el trabajo técnico que le impide trabajar en su negocio. Sin embargo, hay una diferencia crítica entre delegar y abdicar; puede leer más sobre eso aquí.
• Establezca y cumpla los plazos definidos para usted y sus empleados. Establezca plazos razonables para todos los puestos de trabajo y apéguese a ellos. Hágase responsable tal como haría usted responsable a un empleado. Es una realidad, el trabajo se expande para llenar el tiempo disponible, así que establezca las expectativas.
• No aplace las tareas poco agradables. Esas “píldoras amargas” que tiende a posponer, pueden volverse contra usted de muchas maneras. Una situación puede llegar a volverse más aguda con el tiempo, por no mencionar el hecho de que va a estar en su mente (o en la de otra persona) y se va a convertir en una distracción. Es mejor ocuparse de los asuntos importantes que son desagradables de forma inmediata. Resolver es mucho mejor que perder tiempo preciado preguntándose “¿qué pasaría si …”
• Aprenda a decir “No”.¡Tenga cuidado de comprometerse de más! Usted es el único que realmente puede proteger su tiempo. Aprenda el arte de decir “no” con cortesía. Si esto parece desalentador, intente esto: cuando se enfrente a una oportunidad, no se comprometa de inmediato. Tome un momento para escuchar a su intuición y revise su agenda, usted se puede dar cuenta de que rechazar la oportunidad es la respuesta más razonable. La gente sabe que usted está ocupado, es correcto que establezca límites.

 

Construir un negocio exitoso requiere la habilidad de poder ver el panorama general mientras se está inmerso en los detalles, en los cientos de decisiones y actividades que demandan su atención minuto a minuto, día a día. Imagínese el impacto que tendrá si puede efectivamente establecer prioridades y enfocar su atención para que su toma diaria de decisiones se alinee con la visión de su panorama general. Elimine los Ladrones de Tiempo que distraen su enfoque de la labor estratégica de su empresa y comenzará a trabajar en su negocio y no para su negocio.